Nadpłata na rzecz pracownika jest generalnie wynikiem błędu kalkulacji płac. Jako pracodawca może dojść do nadpłaty, jeśli pracownik płaci pracownikowi więcej godzin lub wynagrodzeń niż ma prawo lub jeśli nie dokona obowiązkowego lub dobrowolnego odliczenia. W obu przypadkach możesz naprawić sytuację.
Sprawdź prawo stanowe
W momencie, gdy odkryjesz błąd, skonsultuj się z państwowym wydziałem pracy w sprawie procedur zbierania nadpłaconych zarobków. Wiele stanów pozwala na dokonywanie takich odliczeń poprzez odliczenie wynagrodzenia. W zależności od należnej kwoty, możesz wstrzymać wypłatę serii wypłat w formie ryczałtu. Prawo stanowe na ogół ogranicza kwotę, którą można potrącać w ciągu jednego okresu rozliczeniowego. Należy pamiętać, że oprócz obowiązkowych odliczeń państwo może nie zezwalać na dokonywanie jakichkolwiek potrąceń z wynagrodzenia pracownika bez jej pisemnej zgody. Ponadto państwo może zabronić ci dokonywania potrąceń, jeśli spowoduje spadek dochodów pracownika poniżej wymaganego minimalnego wynagrodzenia.
Powiadomienie o spłacie
Zbierania spłaty poprzez potrącenie z wypłaty może być wygodne dla pracownika, szczególnie jeśli popełniłeś błąd, a pracownik już wydał nadpłatę. Jeśli odkryjesz błąd wkrótce po zapłaceniu pracownikowi i szybko go powiadomisz, pracownik może natychmiast zapłacić nadpłatę. Jeśli zbierasz nadpłatę poprzez odliczenie od wynagrodzenia, powiadom pracownika o sytuacji na piśmie i dołącz dane dotyczące nadpłaty, na przykład gdy wystąpiła nadpłata, kwota, kiedy nastąpi każde potrącenie z wypłaty i kwota potrącenia. Podaj pracownikowi inne opcje metody płatności, takie jak czek osobisty, przekaz pieniężny lub gotówka. Jeśli wymagana jest pisemna zgoda pracownika na odliczenie, a pracownik odmawia, możesz spróbować odzyskać nadpłatę, składając pozew w sądzie przeciwko pracownikowi.
Korekty płac
Kiedy zbierzesz nadpłatę, musisz odpowiednio dostosować rekordy płac pracownika. Na przykład, jeśli nadpłaciłeś wynagrodzenie o 200 USD za określony okres płacenia, dokonaj korekty jako ujemnej, tak aby została ona usunięta z bieżących zarobków pracownika, a jej W-2 będzie poprawne dla celów podatkowych. Kiedy nadpłacasz pracownika, podatki i potrącenia związane z nadpłaconą kwotą są również pobierane z jej wynagrodzenia. Oprogramowanie płac automatycznie dostosowuje rekordy płac pracowników, gdy wprowadzasz nadpłatę jako wartość ujemną. Jeśli nie korzystasz z oprogramowania do płac, sprawdź różnicę między jej oryginalnymi odliczeniami a tym, co powinno być. Różnica polega na nadpłaconej kwocie potrąceń. Odejmując nadpłaconą pensję od wynagrodzenia pracownika, zmniejsza ona całkowity dochód i dostosowuje odliczenia poprzez zmniejszenie kwot. Jeśli nadpłata jest wynikiem potrącenia, które nie zostało w ogóle pobrane, należy odjąć odliczenie jako dodatnie, aby odjąć je od dochodu.
Nadpłata podatku od bezrobocia
Jesteś zobowiązany do płacenia federalnego podatku od pracy i podatku dochodowego od państwa do pewnej kwoty każdego roku na wszystkich pracowników, którym płacisz. Kiedy przepłacasz pracownika i nie osiągasz rocznego limitu wynagrodzenia, może to spowodować przepłacanie federalnego i stanowego podatku od pracy. W takim przypadku należy zgłosić nadpłatę federalnego bezrobocia do Urzędu Podatkowego i nadpłatę podatku od bezrobocia dla administracji państwa, aby otrzymać kredyt za nadpłatę.
