Pisemne procedury biurowe pomagają firmom działać płynnie i wydajniej. Podstawowe procedury określają praktyki front office: procedury, kto je wykonuje i co się robi. Biura mają wytyczne dotyczące zarządzania personelem, depozytów gotówkowych, korespondencji przychodzącej i wychodzącej, korespondencji i zwrotów.
Obsługa Daily Mail (Recepcjonistka)
Poczta przychodząca zostaje otwarta, a treść opatrzona jest datą. Czeki są umieszczane w koszu "Do depozytu". Poczta jest sortowana według odbiorców i umieszczana w skrzynce odbiorczej osoby.
Przygotowuje depozyt bankowy i wykonuje kopie otrzymanych czeków. Załączniki są zszyte do kopii czekowych. Dostarcza odpisy czeku i depozytu oraz załączniki do należności.
Poczta wychodząca jest wysyłana pocztą i odbierana każdego wieczoru na pocztę.
Procedury telefoniczne
Odbierz telefon po trzecim sygnale. Standardowe powitanie brzmi "Dzień dobry, firma ABC, John mówi. Jak mogę pomóc?" Odpowiedz "Tylko chwilę" i odłóż dzwoniącego w stan wstrzymania.
Sprawdź kalendarz biura dla nieobecnych pracowników. Jeśli nie, powiedz rozmówcy i zapytaj, czy ktoś może ci pomóc. Jeśli ta osoba jest w środku, poinformuj dzwoniącego i przekaż połączenie. Jeśli linia jest zajęta, powiedz rozmówcy i zaoferuj pocztę głosową lub napisaną wiadomość.
Wiadomości zawierają nazwę dzwoniącego, godzinę i datę, przyczynę połączenia i numer oddzwaniania. Umieść wiadomość w gnieździe pocztowym adresata.
Zarządzanie artykułami biurowymi (sekretarka)
Standardowe zapasy są zinwentaryzowane i sortowane co miesiąc. Kalendarz biurowy jest sprawdzany pod kątem zaplanowanych wysyłek i potrzebnych materiałów. Przygotowuje formularz zamówienia na dostawę biur, a kierownik biura zatwierdza go przed jego umieszczeniem.
W przypadku niestandardowych dostaw wypełnij formularz wniosku o dostawę i prześlij sekretarzowi.
Utrzymywanie kalendarza biura (sekretarz)
Jest odpowiedzialna za kalendarz biurowy. Podczas planowania spotkania należy sprawdzić kalendarz pod kątem konfliktów i wysłać zapytanie do sekretarza.
Miesięczne wiadomości dla klientów, marketing i promocja są wprowadzane w kalendarzu biurowym. Odpowiedzialni za to pracownicy mogą przesłać daty do sekretarki.
E-mail daty podróży, nieobecności pracowników i wakacje do sekretarza.
Zwroty podróży, sprawdzanie wniosków i karty kredytowe
Zwroty podróży są przetwarzane co tydzień. Użyj zatwierdzonego formularza podróży. Wprowadź datę wydatków, rodzaj wydatku i przyczynę wydatku. Dołącz czytelne pokwitowania wydatków. Żadne kwoty nie są zwracane bez pokwitowania.
Skorzystaj z zatwierdzonego formularza wniosku o czek na nieregularne kontrole. Uzupełnij informacje o odbiorcy płatności, o wymaganej dacie, o kwocie czekowej i o powodach. Uzyskaj zgodę od menedżera lub księgowego.
Karty kredytowe są przetwarzane co miesiąc. Do każdego zakupu potrzebny jest paragon. Podaj swoje imię i nazwisko, przyczynę wydatku i inne informacje identyfikujące na pokwitowaniu. Wszelkie opłaty bez pokwitowań i opłat osobistych są potrącane z wynagrodzenia pracownika.
Płatności od klientów i faktury
Uzupełnione zamówienia klientów są dostarczane dwa razy dziennie do A / R przez urzędnika wysyłkowego i fakturowane do końca dnia roboczego.
Dzienne depozyty otrzymane przez A / R są stosowane do końca dnia roboczego.
