Każda firma i osoba pracująca z opinią publiczną musi w pewnym momencie komunikować się ze społeczeństwem. Ale nie jest idealnym rozwiązaniem, aby strona dzieliła swoje zasoby między główną działalność, a objaśnianiem tego biznesu światu - to tutaj wchodzą agencje public relations. Każda agencja PR warta swojej soli będzie korzystać z różnych metod, aby stać się skuteczną twarzą i głosem dla klienta, który reprezentuje.
Dotarcie na tę samą stronę, co klient
Zanim agencja PR może wydobyć wiadomość w imieniu klienta, musi dowiedzieć się, jaka jest ta wiadomość. Przedstawiciele PR zasiadają z klientami na początku relacji, aby dowiedzieć się wszystkiego o swoich działaniach. W przypadku firm informacje te obejmują ogólną misję, produkty, usługi i sposób, w jaki wprowadzają je na rynek. W przypadku osób publicznych, które zawierają informacje na temat profesjonalnych projektów danej osoby, a także szczegóły dotyczące życia osobistego, które mogą wpłynąć na opinię publiczną. Dla wszystkich klientów agencja ustanawia protokół wymiany informacji, tak aby nigdy nie przegapił szansy zaprezentowania społeczeństwu nowych rozwiązań.
Pisanie komunikatów prasowych
Podstawowym produktem, który wychodzi z agencji PR jest informacja prasowa, informacje o firmie, które są przekazywane agencjom prasowym do publikacji. Agencje prasowe lubią publikować informacje prasowe, zwłaszcza w wolne dni, ponieważ oznacza to mniej pracy, aby wypełnić miejsce w gazecie. Ograniczeniem jest to, że informacja prasowa powinna wymagać niewielu zmian redakcyjnych - inaczej redaktorzy nie będą chcieli marnować cennego czasu na prawdopodobnie nieistotne informacje. Jednym ze sposobów oceny jakości agencji PR jest zapytanie o próbki prasowe i zbadanie ich pod kątem wytycznych stowarzyszonych z prasą. Jeśli wydawnictw trudno odróżnić w formacie od prawdziwych artykułów informacyjnych, a wciąż odsuwasz pozytywne wrażenie od organizacji reprezentowanej w wydaniu, agencja wykonała swoją pracę dobrze. Ale w przeciwieństwie do aktualnego artykułu prasowego, nie jest ważne, aby informacja prasowa zawierała dokładne cytaty. Często public relations pisarz cytuje - ale tylko w imieniu klientów - i szuka zgody od klienta, zanim ta informacja prasowa zostanie wysłana do agencji prasowych.
Nawiązywanie relacji z agencjami prasowymi
Agencje PR powinny prowadzić listę agencji prasowych, do których wysyłają komunikaty prasowe. Ale, co ważniejsze, specjaliści od public relations nawiązują rozmowy z dziennikarzami, którzy szukają informacji o kliencie. Specjaliści PR są bramą dla wszystkich informacji pochodzących z organizacji, którą reprezentują. Oznacza to, że agencja PR będzie pierwszym kontaktem dziennikarza w celu uzyskania informacji o kliencie, a agencja będzie działać jako rzecznik klienta lub kontaktować dziennikarza z właściwą osobą w organizacji klienta. Czasami pracownik w agencji działa jako strona trzecia w wywiadzie, by kierować pytania i odpowiedzi w pozytywnym kierunku.
Zarządzanie obecnością w mediach społecznościowych
Wraz z rozwojem mediów społecznościowych, rola specjalistów od public relations rozszerzyła się o reprezentację klientów online. Jeśli klient ma bloga, profil na Facebooku lub Twitterze, agencja PR powinna mieć do niego dostęp; jeśli klient go nie ma, agencja powinna je założyć. W przeciwieństwie do komunikatów prasowych, obecność w mediach społecznościowych jest bezpośrednio dostępna. W związku z tym agencja nie musi się martwić o zachowanie formatu wiadomości lub okazywanie stronniczości w imieniu klienta, ponieważ nikt nie oczekuje, że osoba publiczna lub firma nie będą musieli używać własnego klaksonu. Podobnie jak obowiązki rzecznika lub cytaty w komunikatach prasowych, aktualizacje mediów społecznościowych powinny być pisane tak, jakby informacja była bezpośrednio od klienta, w przeciwieństwie do wynajętej strony trzeciej.
