Ponieważ zasoby reklamowe składają się z fizycznych jednostek produktu, które zajmują miejsce na półce lub przestrzeń magazynową, może się wydawać, że niemożliwe jest posiadanie ujemnego salda zapasów. Jednak w zarządzaniu zapasami, gdzie inwentaryzacja jest ściśle monitorowana przy użyciu systemów komputerowych i metod księgowych, błędy w procesie mogą w rzeczywistości spowodować ujemny bilans zapasów. Te problemy muszą zostać poprawione, aby zarządzanie zapasami działało poprawnie, co oznacza zawężanie ujemnego salda do jednej przyczyny.
Problemy z lokalizacją
Saldo ujemne wynikające z różnicy lokalizacji powstaje, gdy firma przypadkowo wysyła lub rejestruje produkt do niewłaściwego magazynu lub sklepu. Prowadzi to do tego, że produkty pozostają w jednym miejscu do magazynowania podczas wysyłki z innego miejsca przechowywania, podczas gdy w rzeczywistości sytuacja się odwróciła - ale zapisy firmy pokazują inaczej. Prowadzi to do nadwyżki zarejestrowanych produktów w jednym miejscu i salda ujemnego w innym obszarze. Może się to również zdarzyć w przypadku zapisania złych numerów dla przesłanych zasobów.
Problemy z produkcją
Proces produkcji może być bardzo złożony, jeśli chodzi o nagrywanie. Produkty uboczne, ilości złomu, numery partii i statystyki produkcji również muszą być odpowiednio rejestrowane. Błąd, dublująca transakcja lub niezrozumienie faktury mogą faktycznie pokazać, że więcej zapasów powinno zostać wyprodukowanych, niż było faktycznie, tworząc inwentarz duchów i ujemne saldo, które zostanie rozwiązane po znalezieniu błędu.
Problemy z synchronizacją
Czas jest jednym z najprostszych rodzajów ujemnych sald magazynowych. Po zamówieniu nowego inwentarza, wysyłka inwentarza może zostać zarejestrowana jako kompletna, zanim zapasy się wyrównają, co prowadzi do ujemnego salda. Jest to wynikiem opóźnienia w przetwarzaniu, a nie błędu, i należy je skorygować w czasie.
Uwagi dotyczące dostosowań
Dostosowanie zapasów w celu utrzymania ujemnych sald może być trudne. Jeśli chodzi o problemy z synchronizacją, dostosowanie zapasów spowoduje nowy problem, gdy transakcje zostaną zakończone, a numery zapasów nagle staną się zbyt wysokie. Dostosowanie się do różnicy zależnej od lokalizacji może rozwiązać problem książki, ale firma musi dokładnie sprawdzić, czy produkty zostały fizycznie przeniesione do właściwych lokalizacji. W produkcji dostosowanie nie rozwiąże błędów organizacyjnych, które spowodowały błąd w obliczeniach.
