Organizacje czerpią korzyści z ustanawiania formalnych reguł, aby sprawiedliwie i skutecznie zarządzać operacjami. Dwa rodzaje instrumentów, regulaminów i stałych zasad, szczegółowo określają szczegółowe zasady i procedury, których powinni przestrzegać decydenci w zakresie prowadzenia działalności. Pomimo tego samego celu funkcjonalnego, te dwa instrumenty wzajemnie się uzupełniają i nie można ich stosować zamiennie.
Definicje
Regulamin to pisemne zasady uzgodnione przez osoby odpowiedzialne za organizację, mające na celu sformalizowanie sposobu podejmowania decyzji i prowadzenia biznesu. Przyjęcie regulaminu oznacza zobowiązanie do przestrzegania określonej procedury parlamentarnej i, jak wyjaśnia Encyclopædia Britannica, "ogólnie przyjęte zasady, precedensy i praktyki powszechnie stosowane w zarządzaniu zgromadzeniami deliberatywnymi".
Po przyjęciu zbioru regulaminów organizacja może zdecydować o dalszym uzupełnianiu i wyjaśnianiu regulaminu. Stałe zasady to zasady lub postanowienia o charakterze ciągłym (lub stałym). Zasady te dotyczą tylko spraw administracyjnych i funkcjonują pod patronatem organizacji.
Kluczowe cechy
Regulamin to wynegocjowana umowa. Nie ma jednego formatu, który musi być przestrzegany; jednak regulaminy często odnoszą się do upoważnionej liczby członków zarządu i warunków, praw głosu i przywilejów, zatwierdzonych działań biznesowych, powoływania urzędników i ustanawiania komitetów, procentu kworum, corocznej częstotliwości posiedzeń, procedury zmiany regulaminu i rozwiązania organizacji, oraz inne kwestie, które są częścią zarządzania organizacją jako całością.
Stałe zasady mają charakter administracyjny i określają zasady działania, takie jak czas, data i częstotliwość posiedzeń komisji lub wykorzystanie drobnej gotówki.
Porównanie
Kluczowe różnice między regulaminami a stałymi zasadami dotyczą zakresu i skutku. Przewodnik po procedurach parlamentarnych "Regulaminy Roberta" wyjaśnia, że regulaminy "powinny zawierać wszystkie zasady, które są tak ważne, że nie można ich zmienić w żaden sposób bez wcześniejszego powiadomienia," podczas gdy stałe zasady "powinny zawierać tylko takie zasady, które mogą zostać przyjęte bez uprzedniego powiadomienia większością głosów na każdym spotkaniu biznesowym. "U podstaw regulaminy mają być nadrzędne i proceduralne, podczas gdy stałe reguły są specyficzne i administracyjne.
W praktyce
Regulamin zazwyczaj jest opracowywany na początku istnienia organizacji, podczas gdy stałe reguły są zwykle tworzone w miarę potrzeb przez komitety lub inne podgrupy zarządzania. Regulamin reguluje organizację jako całość i może być zmieniony tylko poprzez ogłoszenie i uzyskanie większości głosów. Stałe zasady mogą być przyjęte na każdym posiedzeniu bez uprzedzenia i mogą stanowić zwykłą większość głosów obecnych na sali.
Regulamin i stałe zasady są ze sobą powiązane; jednak ich związek jest ściśle hierarchiczny. Przepisy w regulaminie zawsze zastępują wszelkie stałe zasady, które mogą zostać przyjęte.
Znaczenie
Chociaż organizacja może funkcjonować tylko z zestawem regulaminów, ustanowienie stałych reguł dla funkcji administracyjnych może sprawić, że organizacja będzie bardziej skuteczna. Znajomość związku między regulaminem a stałymi zasadami oraz to, w jaki sposób pokrywają się one z funkcjonalnością, zapewnia, że operacje biznesowe pozostają w granicach autoryzowanych.
