Niezależnie od tego, czy znajdują się one w domach prywatnych, przedszkolach czy ośrodkach opieki dziennej, podmioty świadczące opiekę nad dziećmi mają prawne i etyczne obowiązki w zakresie ochrony prywatności swoich podopiecznych. Posiadanie systemu chroniącego poufność danych osobowych, behawioralnych i zdrowotnych pomaga uspokoić rodziców. Egzekwowanie tego systemu może zapobiec niszczeniu zaufania do personelu, co może doprowadzić rodziców do wstrzymania informacji wpływających na opiekę nad nimi.
Protokół informacyjny
Rodziny podają nazwiska, adresy, daty urodzenia i numery telefonów, gdy rejestrują swoje dzieci w ramach opieki nad dziećmi. Wniosek może również zawierać informacje na temat zdrowia i zatrudnienia oraz numery ubezpieczenia społecznego. Wszystkie są traktowane jako informacje poufne, które muszą zapewniać placówki opieki nad dziećmi, aby chronić zarówno dzieci, jak i rodziców. Okoliczności rodzinne, takie jak problemy finansowe i nierozstrzygnięte rozwody, które mogą ujawnić się w rozmowach, również stanowią poufne informacje, które mogą być udostępniane pracownikom tylko w razie potrzeby.
Obowiązujące przepisy
Ustawa o federalnej ustawie o przenośności i odpowiedzialności ubezpieczeniowej lub HIPAA ma zastosowanie do placówek opieki nad dziećmi. Jednak przepisy dotyczące poufności obowiązują w poszczególnych krajach. Na przykład prawo stanu Maine daje dzieciom prawo do zachowania poufności i wymaga, aby placówki opieki nad dziećmi zachowywały poufność wobec wszystkich dzieci będących pod ich opieką lub będących pod ich opieką. Stan Waszyngton wymaga urządzeń do przechowywania poufnych danych, ale nie reguluje ich ujawniania, podczas gdy Kalifornia ma takie wymagania. Według amerykańskiego Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej wszystkie państwa wyznaczają placówki opieki nad dziećmi jako obowiązkowych zgłaszających podejrzenia o nadużycia lub zaniedbanie.
Pisemne zasady
W krajowych normach bezpieczeństwa i higieny pracy z 2011 r. Zaleca się, aby czynności związane z opieką nad dzieckiem podlegały polityce poufności na piśmie. Prawo stanowe może nawet wymagać, aby placówki opieki nad dziećmi mówiły rodzicom o swojej polityce poufności. Typowa polityka, podana rodzicom w podręczniku powitalnym, wyjaśnia, jakie typy informacji przechowują w zabezpieczonym pliku i obiecuje, że poufne informacje są udostępniane tylko za ich zgodą. Polityka poufności dla pracowników powinna również zostać opracowana i poddana przeglądowi w trakcie nowej orientacji na wynajem i corocznej oceny wyników.
Przygotuj swoją placówkę
Prowadzenie dokumentacji dla każdego dziecka i przechowywanie plików na wszystkich dzieciach pod opieką zakładu w obszarze innym niż pokoje aktywności ogranicza dostęp do poufnych informacji. Pliki można zablokować jako dodatkowy środek ostrożności, ale przynajmniej jeden członek personelu powinien mieć klucz przez cały czas w przypadku zagrożenia lub inspekcji. Obiekty mogą chronić poufne informacje znajdujące się w dziennikach leków i rejestrach alergii, wyznaczając bezpieczne miejsce dla nich, które jest poza zasięgiem wzroku rodziców i gości. Placówka powinna zapewnić, że jej pliki licencyjne i kontrolne nie zawierają żadnych danych osobowych dotyczących pracowników lub dzieci.
Dodatkowe środki ostrożności
Strona internetowa programu opieki nad dziećmi i strony mediów społecznościowych nie powinny wykorzystywać filmów ani zdjęć żadnego dziecka bez pisemnej zgody rodzica. Witryny nie mogą ujawniać poufnych informacji o personelu, dzieciach i rodzinach. Każdy, kto komentuje dyskusje online ujawniające prywatne informacje, powinien zostać zablokowany, a jego wiadomości usunięte. Placówki powinny także podjąć środki ostrożności w celu usunięcia danych elektronicznych przechowywanych na komputerach i przekrojonych dokumentów papierowych zawierających informacje poufne po ich usunięciu.
