Gdy dokonujesz sprzedaży za towar lub usługę, ale nie od razu bierzesz pełną opłatę, tworzysz należności. Należności to aktywa, które reprezentują wartość pieniężną firmy w formie płatności należnej Tobie, a najlepsze praktyki wymagają uwzględnienia ich w Twoich książkach. Bardzo mała firma czasami działa na zasadzie kasowej, ale ten system nie może obsługiwać należności, więc zamiast tego należy użyć bardziej powszechnej podstawy memoriałowej. Obejmuje to wprowadzanie wpisów w kilku księgach rachunkowych dla każdej transakcji.
Utwórz rachunek zobowiązań i księgę. Ponieważ są to aktywa, możesz z technicznego punktu widzenia rejestrować należności na głównym koncie aktywów, ale zasoby biznesowe są zróżnicowane, a to konto może z czasem stać się nieporęczne. Aby zapewnić czystsze przechowywanie danych, utwórz całkowicie oddzielne konto dla kont specjalnie dla należności. Następnie możesz wprowadzić wszystkie dane wprowadzone do tej księgi i po prostu skompilować je do głównego konta aktywów podczas przygotowywania raportów finansowych.
Zapisz każdą sprzedaż, która tworzy należności w Twojej księdze przychodów, tak jak zrobiłbyś to w ogóle. Sprzedaż trafia w kolumnie po prawej stronie jako kredyt, ponieważ kredytowanie zwiększa rachunek przychodów.
Zapisz zapis należności w tej samej kwocie co cena sprzedaży w księdze należności, z wyjątkiem tego, zaznacz to w kolumnie po lewej stronie jako debet. Ten wpis stanowi, że jesteś winien pieniądze i nie otrzymałeś jeszcze zapłaty.
Zaktualizuj wpis w księdze należności, gdy faktycznie otrzymasz płatność. Rekordowe płatności jako kredyty; pełna płatność powinna doskonale zniszczyć wartość należności. Użyj faktury lub numerów monitorowania, aby odpowiednio mapować płatności do prawidłowych należności.
Zapłać księgę swojego konta gotówkowego za kwotę płatności. Oznacza to, że zmniejszona wartość aktywów została zrównoważona wzrostem środków pieniężnych.
Utwórz nowy segment w swojej księdze wierzytelności z tytułem takim jak "Odpisy na należności nieściągalne". Służy on jako odpowiednik twojego konta należności; jego celem jest oszacowanie "złych", "nierealizowalnych" lub "nieściągalnych" długów, których spodziewacie się nie móc zebrać.
Oszacuj wartość złych należności, które spodziewasz się uzyskać w nadchodzącym okresie. Aby dokonać dobrego oszacowania, użyj statystyk branżowych, jeśli są dostępne, lub polegaj na swoich wcześniejszych doświadczeniach, doświadczeniach kolegów z branży lub ocenie aktualnych warunków ekonomicznych na twoim rynku. Podaj swoje szacowane złe należności jako kredyt w księdze uprawnień i wprowadź taką samą kwotę, jak obciążenie w księdze wydatków.
Dostosuj wartość swoich należności w dół co najmniej raz w każdym okresie obrachunkowym, przyjmując wartość wątpliwych lub nieściągalnych należności, które oszacowałeś w swojej książce uprawnień i odejmując od sumy w księdze wierzytelności. Nowa suma tworzy kwotę o nazwie "wartość netto możliwa do uzyskania" lub "należność netto" i przedstawia należności należne Tobie, które realistycznie oczekujesz od windykacji.
Wskazówki
-
Sumuj swoje należności w dowolnym momencie, aby zobaczyć całkowitą wartość należności Twojej firmy. Wykorzystaj te informacje jako punkt odniesienia, aby uniknąć wydawania zbyt dużej ilości pieniędzy w krótkim okresie, którego jeszcze nie zebrałeś.
Jako alternatywę dla metody odpisów na oszacowanie złych należności, można zastosować znacznie prostszą metodę zwaną bezpośrednim odpisywaniem. W tej metodzie po prostu uznajesz nieściągalne należności za pełną wartość, gdy uznasz je za nieściągalne, i tworzysz odpowiednią pozycję debetową na koncie wydatków. Jest to łatwiejsze dla celów podatkowych niż stosowanie metody tolerancji i wiąże się z mniejszym wprowadzaniem danych, ale jest mniej wydajne i mniej elastyczne. Zazwyczaj preferowana jest metoda tolerancji.
