Użycie typów w QuickBooks jest często źle rozumianą funkcją programu i równie często jest zaniedbywane lub niewłaściwie używane. Ze względu na elastyczność korzystania z typów jest tak szeroki, że można go wykorzystać do śledzenia wszelkiego rodzaju informacji potrzebnych o klientach, zleceniach, sprzedawcach i przedmiotach sprzedawanych lub kupowanych. Wybór danych do śledzenia zależy od rodzaju firmy.
Typy dostawców
Właściwe użycie typów w programie QuickBooks umożliwia generowanie niestandardowych raportów i list mailingowych z wykorzystaniem danych istotnych dla konkretnej firmy. Właściciele firm mają wiele opcji w zakresie typów dostawców. Niektóre firmy decydują się na korzystanie z branży dostawcy jako typ. Sklep detaliczny może określać typy dostawców odzwierciedlające sprzedawane produkty. Niektórzy sprzedawcy sprzedają produkty spożywcze, a inne leki lub wyroby tytoniowe. Inne firmy mogą mieć sprzedawców, którzy są specyficzni dla regionu geograficznego, gdy dostawa produktu jest czasochłonna, mogą tworzyć typy na podstawie lokalizacji dostawców.
Ci z branży budowlanej mogą wybrać rodzaj dostawców w zależności od rodzaju świadczonych usług. Na przykład firma budowlana może używać malarzy, wieszaków do suchej zabudowy, oprawców i wykonawców instalacji elektrycznych i hydraulicznych. Jeśli konieczne jest utworzenie podtytułu (na przykład, jeśli firma korzysta z jednego podwykonawcy do prac związanych z farbami do wnętrz, a druga do malowania na zewnątrz), tworzyłby ogólny typ malarzy i podtyp dla malarzy wewnętrznych i zewnętrznych.
Odbywa się to za pośrednictwem ekranu edytora dostawcy podczas wprowadzania typu w obszarze nazwy firmy dostawcy.
Typy klientów / zadań
Dla firm, które wykonują więcej niż jedno zlecenie dla tego samego klienta, QuickBooks umożliwia tworzenie zadań pod nazwą klienta. Używaj tych samych typów dla klientów, którzy są wykorzystywani przez sprzedawców, chociaż region geograficzny klienta może nie być tak ważny, jak ten, który znają dostawcy. Niektóre firmy mają klientów hurtowych i detalicznych i jako takie używają tych oznaczeń jako typów. Jeśli nie ma oczywistych oznaczeń używanych do oddzielania klientów, użyj typów, aby śledzić, jak klienci słyszeli o firmie. Te kategorie obejmowałyby "słowo w ustach", "żółte strony", "reklamę prasową" lub "direct mail". Pod koniec roku można by wygenerować raport, który wskazywałby, która kampania marketingowa odnosi największe sukcesy w generowaniu klientów i sprzedaży. W przypadku typów zadań firmy, które używają funkcji "oferty pracy" są podobne do firm związanych z budownictwem. Jeden klient może zlecić firmie naprawę dachu i poradzić sobie z problemem hydraulicznym innego dnia. Tworzenie rodzaju pracy dla każdej wykonanej usługi pomaga w znalezieniu oferowanych usług, które generują największą marżę zysku, a które w efekcie kosztują więcej pieniędzy w wydatkach niż przychodach.
Typy artykułów
Typy przedmiotów są jedynym typem, który jest już zdefiniowany przez program QuickBooks. W QuickBooks znajduje się 12 typów pozycji. Przedmiotem jest sprzedawany produkt lub usługa fizyczna. Typy pozycji są następujące:
-
Serwis - jeśli sprzedajesz usługi, np. Firmę zajmującą się zagospodarowaniem terenu, utwórz element "Koszenie" i przekształć go w "usługę".
-
Zapasy Część w tej samej branży krajobrazu, jeśli sprzedajesz części do naprawy sprzętu do trawników, na przykład "Ostrza kosiarka", będzie to część zapasów.
-
Zapasy - zestaw składa się z kilku oddzielnych części magazynowych, które uzupełniają cały produkt. Na przykład, gdybyś zbudował stołek, składałby się z siedzenia, czterech nóg z podparciem i być może poduszki na stołku.
-
Części inne niż zasoby - użyj tego typu, aby sklasyfikować takie rzeczy, jak materiały biurowe i środki czystości. Jeśli naliczasz klientowi opłatę za przedmioty potrzebne do wykonania pracy, przedmioty te będą uważane za części inne niż zapasowe.
-
Naprawione zasoby - Zasób, który posiadasz, jest niezbędny do prowadzenia Twojej firmy i jest bardziej lub mniej stałym elementem. Pojazd, budynek lub komputer kwalifikuje się jako środek trwały.
-
Inne opłaty - jeśli pobierasz opłaty za spóźnione płatności, koszty finansowe lub koszty wysyłki, będą one uważane za "inne opłaty".
-
Suma częściowa - w celu uwzględnienia podsumowania na fakturach klienta, należy utworzyć typ "Podsuma". To dodaje wszystkie pozycje i daje sumę bieżącą, zanim podatki od sprzedaży zostaną dodane do sumy. Pomaga to, gdy używasz opcji "Rabat", aby usunąć procentową zniżkę przed dodaniem podatków.
-
Grupa - podobnie jak zestaw zasobów, grupa składa się z elementów zawartych w umowie "pakietowej". Na przykład kompletny opis usługi trawnika może składać się z oddzielnych elementów usługi, "Koszenie", "Obrzeża" i "Przycinanie drzewa".
-
Rabat - utworzenie elementu rabatowego powoduje odjęcie wartości procentowej lub stałej od sumy częściowej.
-
Płatność - jeśli klient często wpłaca część należnej sumy w momencie sprzedaży, utwórz element "płatniczy", który zmniejsza kwotę należną na fakturze.
-
Podatek od sprzedaży Podatek od sprzedaży jest zwykle obliczany na poziomie lokalnym i lokalnym. Ta pozycja umożliwia utworzenie oddzielnego podatku obrotowego dla państwa i lokalnego podatku uznaniowego.
-
Podatek od sprzedaży - ta pozycja składa się z dwóch lub więcej oddzielnych pozycji podatku od sprzedaży w jednej grupie. W swoim hrabstwie możesz mieć 1-procentowy podatek dyskrecjonalny i 6-procentowy podatek państwowy, "grupa podatku od sprzedaży" pozwala mieć jeden element zamówienia, który śledzi oba typy "pozycji podatku obrotowego" w tej samej transakcji.
