Gdy dochodzenie wewnętrzne prowadzi do postępowania dyscyplinarnego lub sądowego, musisz napisać raport z dochodzenia, który wesprze Twoją sprawę. Przedstawianie wyników w jasny i konkretny sposób może stworzyć niezaprzeczalny rekord, podczas gdy źle napisany raport może potencjalnie osłabić twoją sprawę. Każdy właściciel firmy powinien wiedzieć, co uwzględnić w raporcie z dochodzenia i jaki powinien być format.
Podstawy
Raport dochodzeniowy służy do dostarczania faktów, a czasem zawiera zalecenia oparte na faktach i charakterze zarzutów. Zwięzłość i obiektywność są równie ważne, jak dokładne informacje mają na celu ustalenie wiarygodności. Formalny raport w stylu konspektu napisany w pierwszej osobie również dodaje wiarygodność. W przypadku długich raportów spis treści i ponumerowane strony ułatwiają zlokalizowanie określonych informacji. Włączenie strony tytułowej, nawet w przypadku krótkiego raportu, ma znaczenie dla prywatności informacji.
Sekcje otwierające
Pierwsza część raportu powinna zawierać podstawowe informacje, takie jak nazwisko nadawcy i odbiorcy oraz wiersz tematu, który identyfikuje przedmiot dochodzenia. W drugiej części należy wskazać osobę składającą skargę, opisać zarzut lub zarzuty, określić datę rozpoczęcia i zakończenia dochodzenia oraz określić źródła informacji i dowody użyte do przeprowadzenia dochodzenia lub sporządzić sprawozdanie. Listy wypunktowane są przydatne w celu ułatwienia czytania informacji w tej sekcji.
Fakty i ustalenia badawcze
Przedstaw wyniki fakty na liście wypunktowanej, w paragrafach lub kombinacji obu. Wyniki powinny opisywać każdy etap dochodzenia w porządku chronologicznym i uwzględniać daty i godziny, gdy tylko jest to możliwe. Chociaż można dołączyć dowody wspierające do sekcji wyników, odwoływanie się do dowodów, a następnie dołączanie ich jako eksponatów na końcu raportu, jest często lepszym wyborem, ponieważ nie zakłóca przepływu raportów. Obejmuje to zeznania świadków, zdjęcia, e-maile wideo, dokumenty i zeskanowane pliki.
Wniosek
Zakończ raport jednym lub kilkoma akapitami opisowymi, w których podsumowujesz dochodzenie i, w razie potrzeby, zalecisz, jak iść dalej. Podsumowanie powinno zawierać oświadczenie o naruszeniach i dostarczyć wystarczającej ilości informacji, aby czytelnik zrozumiał, co uzasadniało dochodzenie, nie czytając całego raportu. Zalecenia powinny być krokami, które odpowiadają zaskarżeniu, przedstawionym dowodom, implikacjom prawnym i kodeksowi postępowania lub polityce zachowań pracowników.
