W każdej sytuacji biznesowej istnieje duża różnica między prostą współpracą a współpracą. Jednak tworzenie prawdziwie współpracujących środowisk może być jeszcze większym wyzwaniem w wirtualnym miejscu pracy, zwłaszcza gdy członkowie zespołu nie znają się nawzajem lub nie mają odmiennych kultur. Mimo to, dysponując niewielką wiedzą i odpowiednimi narzędziami, naprawdę nie ma wyzwania, którego wirtualny zespół nie mógłby pokonać.
Utwórz wspólne uzgodnienie
Wyjaśnij wszelkie nieporozumienia, które członkowie zespołu mogą mieć na temat współpracy online i jej skutków. Jest to szczególnie ważne w przypadku osób, które nie są przyzwyczajone do wspólnej pracy online. Celem jest spotykać się i współpracować w czasie rzeczywistym, aby nie wysyłać wielu e-maili - i załączników do wiadomości e-mail - tam iz powrotem. Chociaż wiadomości e-mail i inne narzędzia asynchroniczne, w tym udostępniony obszar roboczy i kalendarz, biblioteki dokumentów i fora dyskusyjne są ważne, prawdziwie współpracujące środowisko wymaga interakcji synchronicznych w czasie rzeczywistym.
Określ role, a nie zadania
Zdefiniuj role i wyjaśnij oczekiwania dotyczące wyników, ale nie określaj z góry kroków wymaganych do osiągnięcia celów projektu. Keith Ferrazzi, autor i dyrektor generalny firmy badawczo-szkoleniowej Ferrazzi Greenlight, mówi, że niepewność zadań jest kluczem do współpracy w trybie online. Ferrazzi cytuje badania, według których współpraca online wzrasta, gdy członkowie zespołu mają jasno określone role, ale muszą współpracować, aby zdecydować, jak osiągnąć cele zespołu.
Stwórz wspólny sposób myślenia
Zrezygnuj i daj innym - którzy mogą być bardziej wykwalifikowani, ale nie będący normalnym kierownictwem zespołu - szansę na udzielenie wskazówek lub udzielenie instrukcji. Każdy członek musi być gotów poświęcić osobiste interesy i robić to, co najlepsze dla zespołu. Ferrazzi sugeruje grę w kilka gier, takich jak internetowe, oparte na drużynie polowanie na śmiecia lub gry fabularne, na początku projektu, nie tylko po to, by stworzyć wspólny sposób myślenia, ale także by budować zdolności przywódcze i pracę zespołową.
Użyj właściwych narzędzi
Audio i wideokonferencje, interaktywne tablice, oprogramowanie do współpracy w dokumentach i komunikatory to ważne narzędzia do spotkań w czasie rzeczywistym i interakcji z członkami zespołu przez cały dzień. Na przykład tablice interaktywne zapewniają opcje rysowania, pisania tekstu i wklejania obrazów, dzięki czemu są dobrym wyborem do burzy mózgów i do precyzyjnego dostrajania prezentacji. W połączeniu z konferencjami audio członkowie zespołu mogą zarówno zobaczyć, kto uczestniczy i rozmawiać ze sobą. Narzędzia do współpracy z dokumentami umożliwiają współtworzenie i współtworzenie w czasie rzeczywistym z jedną lub kilkoma innymi osobami.
