Rachunkowość jest procesem analizowania i rejestrowania transakcji. Analiza transakcji i zapisy w dzienniku są pierwszymi dwoma etapami cyklu księgowego. Księgowanie to przeniesienie zapisów w dzienniku do księgi głównej, która zwykle zawiera osobny formularz dla każdego konta. Dzienniki rejestrują transakcje w porządku chronologicznym, a księgi podsumowują transakcje według konta. Publikowanie składa się z kilku prostych kroków, zgodnie z "College rachunkowości" John Ellis Price i innych.
Nazwa konta
Pierwszym krokiem jest wpisanie nazwy konta i numeru w formularzu księgi. Dwa główne sprawozdania finansowe spółki, rachunek zysków i strat oraz bilans mają różne rachunki. Rachunki rachunku zysków i strat obejmują sprzedaż (również przychody), koszt sprzedanych towarów, wydatki marketingowe i reklamowe, koszty amortyzacji, odsetki i podatki. Rachunki bilansowe obejmują środki pieniężne, należności, zobowiązania, obligacje, skumulowaną amortyzację, zatrzymane zyski i akcje zwykłe. Amortyzacja to stopniowa alokacja kosztu środka trwałego w okresie jego użytkowania.
Szczegóły wejścia
Drugim krokiem jest opublikowanie daty, opisu i numeru referencyjnego każdego wpisu do dziennika dla każdego konta w okresie rozliczeniowym. Numer referencyjny może być w formularzu "J #", gdzie "J" odnosi się do dziennika firmy, a "#" odnosi się do numeru strony czasopisma. Na przykład J1 oznaczałoby, że wpis pochodzi ze strony 1 dziennika. Opis jest taki sam jak w dzienniku: na przykład "Potwierdzenie gotówki, numer faktury 11-1097."
Obciążenia i kredyty
Rejestrowanie obciążeń lub kredytów jest kolejnym etapem procesu księgowania. Każda transakcja musi mieć co najmniej jeden debet i jeden kredyt. Obciążenia zwiększają konta aktywów bilansowych, takie jak gotówka i zapasy, oraz zwiększają rachunki wydatków na rachunku zysków i strat, takie jak wydatki na marketing i wynagrodzenia. Zlecenia pomniejszają saldo zobowiązań bilansowych, takich jak należne papiery wartościowe, oraz rachunki kapitałowe akcjonariuszy, takie jak zatrzymane zyski. Obciążenia zmniejszają również rachunki sprzedaży w rachunku zysków i strat. Kredyty zwiększają konta zobowiązań bilansowych, rachunków kapitałowych akcjonariuszy i rachunków sprzedaży. Kredyty pomniejszają konta aktywów bilansowych i konta wydatków.
Saldo
Czwartym krokiem jest obliczenie bieżącego salda debetowego i kredytowego dla każdego konta. Na przykład, jeśli na rachunku gotówkowym znajduje się wpis debetowy w wysokości 10 000 USD, wpis kredytowy w wysokości 5 000 USD i wpis do konta debetowego w wysokości 25 000 USD w trzech osobnych datach, łączne obciążenia wynoszą 10 000 USD plus 25 000 USD lub 35 000 USD, a suma przyznanych środków wynosi 5000 USD. Dlatego saldo debetowe w ostatnim dniu wynosi 35 000 USD minus 5 000 USD lub 30 000 USD.
Korekta błędu
Ostatnim krokiem procesu księgowania jest sprawdzenie błędów matematycznych i transferu danych. Pakiety oprogramowania księgowego mogą zmniejszyć te błędy poprzez automatyzację, ale weryfikacja liczb jest ostrożnym krokiem, który zapobiega propagacji błędów do sprawozdań finansowych.
