Memorandum lub memo to krótka komunikacja biznesowa, która służy przekazywaniu ludziom ważnych informacji w zwięzłym i łatwym do odczytania formacie. Jasny nagłówek notatki jest ważnym aspektem każdej notatki, ponieważ przygotowuje czytelnika do tego, co ma nadejść. Szybkie skanowanie nagłówka ujawnia kluczowe informacje o tym, kto jest zaangażowany w temat, co zostanie zaadresowane i kiedy wysłano notatkę. Spójny format nagłówków ułatwia pracownikom i współpracownikom czytanie, zrozumienie i archiwizowanie przydatnych dokumentów.
Sformatuj każdą notatkę w ten sam sposób, z wyraźnie oznaczonymi do, z, daty i tematów. Elementy te powinny być drukowane w oddzielnych wierszach i wielkimi literami.
Wpisz nazwę i tytuły wszystkich nadawców i odbiorców w sekcjach "do" i "od" notatki. Nie musisz używać Pana lub Pani w notatce, chociaż doktor jest czasami używany. Dołącz imiona i nazwiska wszystkich osób, aby uniknąć nieporozumień.
Umieść bieżącą datę w sekcji "data" nagłówka. Nie uwzględniaj dnia tygodnia, ale uwzględnij rok.
Napisz zwięzły i informacyjny temat. Unikaj jedno- lub dwuliterowych tematów, które nie przekazują wystarczających informacji, takich jak "Aktualizacja firmy". Wybierz temat, który pozwoli odbiorcom dokładnie wiedzieć, o czym jest ta notatka, na przykład "Aktualizacja firmowego ubioru".
Wskazówki
-
Elementy nagłówków można dowolnie zmieniać. Niektóre firmy wolą, aby temat był wyższy w nagłówku. Cokolwiek wybierzesz, zachowaj spójność od jednej notatki do drugiej.
Jeśli używasz wstępnie wydrukowanego arkusza notatek i ręcznie zapisujesz szczegóły, nie musisz dodawać dwukropka po każdym elemencie nagłówka.
