Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie pracowników, czy też z udziałem menedżerów, pracowników, dyrektorów generalnych i inwestorów, trzeba tam być, aby nagrać spotkanie i udostępnić informacje innym osobom, których nie było. A ponieważ wspomnienia mogą być krótkie, protokoły z posiedzeń służą również jako przypomnienie dla obecnych na temat omawianych zagadnień, podjętych decyzji i działań, które ludzie powinni podjąć. Ponieważ protokół służy jako przewodnik dla przyszłych transakcji biznesowych, ważne jest, aby być zorganizowanym i zawierać odpowiednie informacje. To zaczyna się od niezawodnych narzędzi.
Wybierz swoje narzędzia
Jeśli chodzi o wybór narzędzi, wybierz te, które najlepiej sprawdzą się dla Ciebie i pozwolą Ci być na bieżąco z tym, co dzieje się na spotkaniu i zbierać spójne notatki. Dla niektórych jest to laptop lub tablet; dla innych jest to notatnik i długopis. Posiadanie urządzenia nagrywającego, takiego jak dyktafon lub smartfon z aplikacją do nagrywania, może również pomóc w późniejszym sprawdzeniu spotkania. Jeśli używasz smartfona, tabletu lub komputera, wyłącz wszystkie dźwięki, gry lub aplikacje społecznościowe, aby nie zakłócać spokoju podczas spotkania. Te narzędzia pomogą ci szybciej robić notatki - ale zawsze powinieneś mieć pod ręką notes i kilka długopisów lub ołówków.
Użyj szablonu
Opracowanie szablonu może pomóc Ci zaoszczędzić czas, ponieważ nie będziesz musiał spędzać cennych chwil podczas spotkania, pisząc omawiane tematy. Programy komputerowe, w tym Microsoft Office, oferują szablony spotkań biznesowych, z których możesz skorzystać - lub możesz opracować swój własny pusty dokument za pomocą agendy, którą otrzymasz przed spotkaniem. Szablony te zazwyczaj zawierają sekcje "Uczestnicy", "Przedmioty akcji", "Nowa firma" itd., Ale sprawdź u swojego pracodawcy, czy wymagane są jakiekolwiek inne elementy, takie jak nazwiska obecnych akcjonariuszy, nazwy goście i miejsce spotkania. U góry każdej sekcji utwórz małe okienko z napisem "Czas", aby można było zapisać czas rozpoczęcia sekcji. Na komputerze zapisz szablon w programie Word lub innym edytowalnym formacie, pozostawiając kilka pustych miejsc w każdej sekcji. Jeśli tworzysz szablon do wydrukowania, a następnie wypełniasz ręcznie, zostaw wystarczającą ilość miejsca w każdej sekcji. Kiedy piszesz notatki w pośpiechu, często piszesz większe i zajmujesz więcej miejsca niż gdybyś miał więcej czasu.
Co uwzględnić i co pominąć
Celem sporządzania protokołu z zebrania nie jest rejestrowanie wszystkiego, co ludzie dyskutują, ale zamiast tego rejestrowanie tego, co się wydarzyło, sugeruje "Reguły Roberta", krótką książkę opisującą sposób obchodzenia się z parlamentarnymi zebraniami. Ta książka jest często używana przez organizacje non-profit i firmy jako przewodnik do prowadzenia spotkań. Jeśli chodzi o notatki ze spotkań, nie marnuj czasu na spisywanie każdego argumentu, który ktoś zrobił dla lub przeciwko konkretnej akcji biznesowej, na przykład. Na przykład, gdy ktoś wystąpi z wnioskiem, zapisz dokładne sformułowanie wniosku, kto go sporządził i ostateczne wyniki głosowania. Nie musisz jednak zapisywać komentarzy wszystkich za lub przeciw wnioskowi. Kiedy ktoś sporządzi raport, zapisz, kto sporządził raport, nazwę raportu, krótkie podsumowanie raportu i podjęte działania. A ponieważ bierzesz "minuty", napisz też czas podjęcia decyzji, a także czas, kiedy ludzie zaczęli rozmawiać o przedmiocie.
Opracowanie skrótu
Nawet jeśli nie spisujesz wszystkiego, co się wydarzyło, czasami akcja na spotkaniu może iść szybciej, niż możesz nadążyć. Kiedy tak się stanie, użyj własnego skrótu. Na przykład możesz użyć skrótów popularnych słów biznesowych, takich jak "mgmt" dla zarządzania lub "prod" dla produktu lub produktywności. Używaj inicjałów dla osób uczestniczących w spotkaniu, takich jak "JS" dla Johna Smitha. Symbole takie jak znak zapytania również mogą być skrótem w przypadku "pytania". Na przykład możesz napisać "JS?" wskazać, że John Smith zadał pytanie. Opracuj swój własny skrót, a następnie przetłumacz go na terminy, które każdy może zrozumieć, zanim opublikujesz notatki ze spotkania.
