Struktury kontrolne są niezbędne w biznesie, aby zapewnić przestrzeganie procedur i osiąganie celów. Indywidualna struktura kontroli odzwierciedla zasady i procedury dla konkretnej organizacji i bierze pod uwagę takie czynniki, jak kondycja finansowa firmy, zgodność z zewnętrznymi regulacjami i komunikacja w firmie. Pięć podstawowych struktur kontroli pomaga organizacjom zidentyfikować mocne strony oraz wskazać obszary wymagające poprawy.
Środowisko
Najważniejszą strukturą kontrolną w każdej firmie jest ogólne otoczenie. W środowisku kontroli wewnętrznej decyzje odzwierciedlają priorytety, które właściciele firm i kierownictwo wyższego szczebla dają każdej funkcji w firmie. Kontrole w silnie regulowanym przemyśle będą bardziej rygorystyczne niż w branży, która ma minimalną interwencję rządu. Niezależnie od tego, czy jest to forma wysoce formalna, czy zrelaksowana, otoczenie biznesu musi być dobrze zaplanowane i komunikowane w firmie. Duże firmy podejmują decyzje dotyczące ochrony środowiska w wielu obszarach, takich jak działy prawne, kadrowe i finansowe.
Rewizja
Ważną strukturą kontrolną jest audyt okresowy. Niezależnie od tego, czy przeprowadzane są przez dział w organizacji, czy też zlecane zewnętrznemu dostawcy, audyty zapewniają, że pracownicy przestrzegają zasad firmy i że procedury są odpowiednio skonfigurowane i zrozumiane. Niektórzy właściciele firm zatrudniają zewnętrzną pomoc w zakresie audytu, aby uzyskać obiektywną ocenę firmy.
Porozumiewanie się
Każda firma musi przekazywać informacje pracownikom. Dlatego komunikacja jest kluczowym elementem struktury kontroli w każdej organizacji. Zajęcia szkoleniowe i / lub podręczniki dla pracowników są skutecznymi sposobami komunikowania struktury kontroli. Firma musi zdecydować, na podstawie przepisów i życzeń kierownictwa wyższego szczebla, czy szkolenia będą formalne czy nieformalne. W przypadku mniejszych firm zajęcia szkoleniowe mogą być jednak niewykonalne lub konieczne.
Ryzyka
Ocena ryzyka jest niezbędną strukturą kontroli. Ryzyko prawne i finansowe dla firmy może być katastrofalne. Firma musi określić potencjalne sytuacje w tych obszarach i jakie działania zostaną podjęte, jeśli sprawa rozwinie się. Ocena ryzyka obejmuje okresową kontrolę księgowości, a także zgodność ze wszystkimi kwestiami prawnymi i przepisami branżowymi.
Działania kontrolne
Działania kontrolne zapewniają zrozumienie i przestrzeganie zasad i procedur, które mogą mieć wpływ na ryzyko finansowe i prawne. Działania te są zlecane przez kierownictwo wyższego szczebla w celu zagwarantowania, że każdy aspekt organizacji jest prawnie i finansowo chroniony oraz przestrzega norm i przepisów. Przykłady działań kontrolnych obejmują roczne budżety wszystkich działów lub prawne punkty kontrolne dla korespondencji z klientem. Działania kontrolne będą różnić się zakresem i priorytetem w zależności od indywidualnej organizacji i branży, w której uczestniczy.
