Wolontariusze oferują swoje usługi preferowanym organizacjom charytatywnym, kościołom i innym organizacjom za darmo. Podczas gdy wolontariusze swobodnie poświęcają swój czas, wiele organizacji nie chce, aby ich wolontariusze musieli płacić za wolontariat, ponieważ korzystają z własnej benzyny i pojazdów, aby dostać się do wolontariatu, a niektórzy wykorzystają nawet swoje osobiste pojazdy do wykonania pracy.. Jeśli organizacja może sobie na to pozwolić, często zwróci wolontariuszom koszty podróży. Należy jednak zachować ostrożność, aby nie tworzyć obowiązku podatkowego dla wolontariusza.
Formularz W-9
Formularz W-9 jest prośbą o podanie numeru identyfikacyjnego podatnika. W przypadku wolontariuszy będą to ich numery ubezpieczenia społecznego. Prosi również o liczbę zwolnień od wolontariusza. Jeśli organizacja zaoferuje zwroty kosztów wolontariuszom, należy wypełnić ten formularz. Jeśli zwroty nie zostaną naliczone, informacje nie będą potrzebne, z wyjątkiem księgowości organizacji, aby wykazać, komu wypłacono zwroty.
Zwrot kosztów
Aby nie być uważanym za dochód, zwrot kosztów musi dotyczyć faktycznych kosztów podróży, które można udokumentować w ramach rozliczalnego planu. Oznacza to, że wolontariusze muszą przedstawiać dokumentację wydatków oraz zwracać wszelkie zwroty nad faktycznymi wydatkami. Dokumentacja musi pokazywać czas, miejsce, cel biznesowy i kwotę wydatku.
Koszty transportu
Koszty transportu dotyczą lokalnych kosztów podróży. Chociaż generalnie odbywa się to w samochodzie, może obejmować przelot, bilety autobusowe, koszty transportu i opłaty za taksówki. Również wszelkie opłaty drogowe i opłaty parkingowe. W przypadku podróży samochodem osobowym może być trudne określenie rzeczywistych kosztów takich jak wymiana oleju lub uzupełnienie benzyny. Łatwiej jest zwrócić wolontariusza na milę do federalnego standardowego stawki zwrotu kosztów.
Odliczenia podróży
Rząd federalny ustala stawki zwrotu kosztów podróży służbowych, charytatywnych, medycznych i przemieszczania kilometrów każdego roku w oparciu o koszty eksploatacji pojazdów. Jeśli wolontariusze otrzymają zwrot ponad stawkę federalną, nadwyżkę uznaje się za dochód, w którym to przypadku potrzebne będą informacje na formularzu W-9. Jeśli wolontariusz otrzyma zwrot po niższej stawce, wolontariusz może również zażądać różnicy między rzeczywistą stopą zwrotu a stopą federalną jako odliczeniem od federalnego podatku dochodowego.
