Większość firm regularnie otrzymuje przesyłki inwentarza. Zapasy zapewnia zasoby do budowania nowych produktów dla klientów lub gotowych produktów do bezpośredniej sprzedaży klientom. Firmy, które postępują zgodnie ze z góry określonym procesem odbioru materiałów, upewniają się, że firma wie, które pozycje z ekwipunku wchodzą do magazynu i tylko płaci za te produkty. Dokładny proces przyjmowania inwentarza również przyczynia się do utrzymania dokładnych poziomów zapasów.
Przybycie przesyłki
Pierwszy krok podczas odbierania zapasów ma miejsce, gdy ciężarówka przybywa do doku firmy. Personel magazynu spotyka się z kierowcą ciężarówki i rozpoczyna rozładunek ciężarówki. Magazynowi pworkersi wyładowują zapasy z ciężarówki do określonej lokalizacji w magazynie. Pracownicy rejestrują ilość każdego przedmiotu w dokumencie przewozowym. Zarówno pracownik, jak i kierowca ciężarówki podpisują dokument potwierdzający otrzymaną ilość.
Porównaj dokumenty przewozowe
Pracownik magazynu porównuje kilka dokumentów, aby upewnić się, że rejestrowane są właściwe ilości. Dokumenty te obejmują oryginalne zamówienie zakupu, dokument wysyłki i odręczny raport odbiorczy. Jeśli istnieją jakiekolwiek rozbieżności dotyczące pozycji lub ilości zapasów, pracownik weryfikuje otrzymane zasoby i ręcznie zapisuje korektę w dokumencie.
Przechowuj zapasy
Po sprawdzeniu otrzymanych ilości pracownicy magazynu przechowują zapasy na półkach magazynowych. Każda półka magazynowa zawiera znaczniki używane przez firmę do lokalizowania zapasów w razie potrzeby. Pracownicy magazynu zapisują znaczniki magazynowe na dokumentach podczas ich przechowywania.
Wprowadź ilość otrzymaną do systemu
Pracownik używa dokumentów do aktualizacji wykazu otrzymanego w systemie inwentaryzacji firmy. Po zalogowaniu się do systemu komputerowego firmy, pracownik wprowadza każdą otrzymaną rzecz, dokładną ilość otrzymaną i lokalizację magazynu. Po wprowadzeniu wszystkich elementów do systemu pracownik drukuje ten raport o przyjęciu inwentarza i dodaje go do bieżącego zestawu dokumentów. Przekazuje ten pakiet do działu zakupów.
Rozbieżności adresu z dostawcą
Gdy dział zakupów otrzymuje dokumenty, analizuje wszelkie rozbieżności odnotowane przez pracownika magazynu. Sprzedawca zazwyczaj przesyła fakturę do agenta zakupu, który porównuje tę fakturę z dokumentami. W przypadku rozbieżności między fakturą a dokumentami, agent zakupu kontaktuje się ze sprzedawcą i negocjuje łączną kwotę należną. Gdy agent czuje się zadowolony z kwoty do zapłaty, zapisuje ją na fakturze, zatwierdza fakturę i przekazuje ją do zapłaty.
