Przeciętna firma śledzi różne kategorie wydatków w trakcie prowadzenia działalności. Dwie główne kategorie kosztów działalności to koszty operacyjne i koszty niepracujące. W przypadku sprawozdań finansowych i raportów może być konieczne uwzględnienie kosztów administracyjnych i administracyjnych urzędu.
Praca biurowa
Praca biurowa to praktycznie każde zadanie wymagające uwagi pracownika administracyjnego. Typowe zadania obejmują kopiowanie, drukowanie, dyktowanie, odbieranie telefonów, archiwizowanie i przetwarzanie należności i należności. Urzędnicy obsługują również przetwarzanie płac w niektórych firmach. Praca biurowa jest powszechnie wykonywana w środowisku biurowym; w niektórych przypadkach firmy zatrudniają wirtualnych asystentów do obsługi niektórych z tych obowiązków.
Koszty urzędnicze
Koszt urzędniczy to wydatek związany konkretnie z pracą biurową. Powszechnie klasyfikuje się jako koszt operacyjny na rachunku zysków i strat, ponieważ takie zadania są niezbędne do ciągłej działalności przedsiębiorstwa. Niektórzy księgowi wymieniają "Koszty administracyjne i biurowe" lub podobną kategorię jako odrębną pozycję w sekcji "Koszty operacyjne" rachunku zysków i strat.
Rozważania
Pracownicy administracyjni nie są jedyną grupą odpowiedzialną za wydatki biurowe w firmie. Prawie każdy wydział ponosi pewnego rodzaju koszty urzędnicze. Na przykład pracownicy działu sprzedaży muszą produkować materiały sprzedażowe dla klientów, a dział zasobów ludzkich przechowuje akta dotyczące pracowników.
Niższe koszty biurowe za pomocą oprogramowania
Wykorzystanie oprogramowania jest podstawowym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy na kosztach urzędniczych. Utrzymanie drukowanej ścieżki do wszystkiego jest drogie; musisz zapłacić za papier, koszty druku i przechowywania. Wiele programów umożliwia tworzenie plików na komputerze lub skanowanie ich na komputer w celu ich przechowywania na dysku twardym lub nośniku wymiennym. Oprogramowanie usprawnia także możliwość odwoływania się i pobierania informacji, zmniejszając potrzebę zatrudniania pracowników biurowych.
