Budżet na biura to podział kosztów, który może służyć jako plan wydatków. W formie pisemnej budżet określa, w jaki sposób firma wyda środki przeznaczone na materiały eksploatacyjne wykorzystywane w operacjach biurowych. Plan powinien być realistyczny, aby mógł być łatwo zrozumiany i przestrzegany. Budżet na dostawy biurowe jest niezbędnym narzędziem do pomiaru ogólnych kosztów działalności. Przygotowanie budżetu pozwoli na efektywne zarządzanie kosztami i utrzymanie rozsądnego zakresu wydatków operacyjnych, który nie przekroczy przychodów z działalności. Podstawowy budżet zaopatrzenia w biuro zazwyczaj obejmuje tylko wydatki, które są absolutnie niezbędne do skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Budżet może być zwiększany w miarę potrzeby, gdy firma rośnie.
Przejrzyj artykuły biurowe, które są niezbędne do prowadzenia biznesu. Utwórz arkusz kalkulacyjny, aby wyświetlić elementy takie jak długopisy, różne rodzaje papieru, markery, ołówki, tusz do drukarek, zszywacze i zszywki, spinacze do papieru, teczki na dokumenty, materiały do wysyłki, koperty i taśmy. Pamiętaj, aby uwzględnić elementy specyficzne dla konkretnej firmy. Na przykład, jeśli wykonujesz kopię zapasową danych lub zajmujesz się pamięcią masową, będziesz potrzebować płyt CD lub DVD oraz innych specjalistycznych materiałów i sprzętu.
Przejrzyj koszt przedmiotów i uzyskaj miesięczną sumę za każdy przedmiot. Dokumentuj obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym. Dodaj wszystkie indywidualne liczby dla każdego elementu razem dla łącznej sumy miesięcznego budżetu. Następnie pomnóż miesięczną sumę przez 12 dla rocznej kwoty budżetu na dostawę biur. Dodaj dodatkowe 10 procent na rozwinięcie.
Zbadaj różnych dostawców artykułów biurowych, aby znaleźć najbardziej opłacalne ceny. Utwórz oddzielny arkusz kalkulacyjny, aby porównać dane pochodzące od różnych dostawców w przypadku produktów, z których regularnie korzystasz podczas prowadzenia działalności. Niezależni dostawcy często dostarczają Ci ofert, które możesz wziąć pod uwagę. Oblicz szacunki dostawcy dla przybliżonego średniego miesięcznego kosztu. Dodaj te dane plus 10% do arkusza kalkulacyjnego.
Porównaj szacunki całkowitych dostawców z bieżącymi i oryginalnymi szacunkami. Utwórz kopię oryginalnego arkusza kalkulacyjnego z etapu 1, aby wykorzystać go przy rozważaniu zmian cen. Użyj nowego arkusza kalkulacyjnego jako szablonu dla bieżącego budżetu. Dostosuj ceny elementów znalezionych za mniej u różnych dostawców. Zanotuj dostawcę, cenę i datę w arkuszu kalkulacyjnym dla przyszłego śledzenia. Rozważ każdą pozycję na liście i wyeliminuj te, które nie są absolutnie wymagane.
Oceniaj i przeglądaj budżet co miesiąc. Spróbuj użyć narzędzia budżetowego, takiego jak narzędzie oferowane przez firmę Microsoft do zarządzania finansami zaopatrzenia biura. Stwórz system monitorowania budżetu zaopatrzenia biurowego konsekwentnie. Regularnie dostosowuj i sprawdzaj wykorzystanie cen i materiałów eksploatacyjnych. Dostosuj budżet zgodnie z nowymi ustaleniami i przycinaj, gdy tylko jest to możliwe. Jeśli pojawi się nadmierne wydatki, podejmij kroki, aby znaleźć redukcje w inny sposób, korzystając z oferty sprzedaży i innych dostawców.
