Gdy organizacje lub agencje rządowe, takie jak miasta i powiaty, potrzebują towarów lub usług, chcą uzyskać najlepszą możliwą ofertę. Aby uzyskać najlepszą ofertę, wystawiają dokumenty przetargowe zwane zapytaniami ofertowymi (RFP), zapytania ofertowe (RFQ) lub zapytania ofertowe (RFB). Te dokumenty prawne zachęcają firmy do składania ofert na dostarczanie żądanych towarów lub usług. Kiedy te materiały są potrzebne szybko, oferty mogą być akceptowane tylko przez kilka dni. W takim przypadku organizacje lub agencje rządowe mogą zażądać od oferentów wypełnienia i włączenia noty ofertowej zamiast pełnej oferty, która może mieć wiele stron.
Zapisz numer oferty w polu lub w wierszu oznaczonym "Numer oferty". Powiadomi to organizację lub agencję rządową, która zażąda od ofert dokładnie tego, na jaki projekt licytujesz. Uwzględnij datę wypełnienia numeru oferty w polu lub wierszu oznaczonym "Data".
Wpisz tytuł oferty w polu lub w wierszu oznaczonym "Nazwa projektu" lub "Tytuł". Można to znaleźć na pierwszej stronie dokumentów ofertowych. Wpisz lokalizację projektu w polu lub w wierszu zatytułowanym "Lokalizacja". Jeśli licytujesz o dostarczenie produktów, lokalizacja jest miejscem, w którym dostarczasz produkty.
Dołącz informacje o firmie. Istnieją pola lub linie, w których można wpisać nazwę firmy, numer telefonu, adres i nazwisko pracownika, pisząc i zatwierdzając ofertę.
Wpisz rodzaj pracy, o którą chcesz poprosić, w polu lub w wierszu oznaczonym "Rodzaj pracy". Na przykład, jeśli licytujesz, aby świadczyć usługi zarządzania budową, napisz "Zarządzanie budową".
Napisz, co zamierzasz dostarczyć organizacji lub agencji rządowej w sekcji "Work Included". Dla każdej dostarczonej usługi lub produktu wpisz kwotę, o którą prosisz, aby otrzymać płatność w sekcji "Kwota oferty" po prawej stronie sekcji "Work Included". Suma kolumny "Kwota oferty" w polu lub linii "Całkowita oferta".
Wypełnij sekcję "Potwierdzenie dodania". Uzupełnienia są wydawane przez organizację lub agencje rządowe, gdy następuje zmiana w dokumentach ofertowych. Dodaj numer uzupełnień w tej sekcji i datę wystawienia. Informacje te znajdują się w poszczególnych dodatkach. Nie zawsze wydawane są dodatki; pozostaw tę sekcję pustą, jeśli nie ma żadnych dodatków.
