Notatki są standardową formą korespondencji biznesowej. Są one napisane jako informacyjne lub proszą o działanie. Możesz pisać wewnętrzne lub zewnętrzne notatki. Zewnętrzne notatki są wysyłane do osób spoza organizacji. Na przykład możesz wysłać notatkę konsultacyjną do profesjonalnych konsultantów, którzy proszą o propozycję konkretnego projektu. Możliwe, że poprosisz konsultantów o wysłanie oferty na projekt, o czas wykonania i kilka próbek pracy za pośrednictwem notatki.
Napisz nagłówek do swojej notatki konsultacyjnej. Nagłówek zawiera cztery wiersze, z których każda ma określoną etykietę: Do, Od, Data i Temat. Twoje imię i nazwisko firmy znajdują się w pierwszej linii. Drugi wiersz zawiera nazwiska wszystkich profesjonalnych konsultantów, do których wysyłasz notatkę. Trzecia linia to data, którą zamierzasz wysłać, a czwarta linia powinna wyjaśnić temat notatki w kilku słowach, na przykład "Wniosek o projekt Web Design".
Wyjaśnij cel swojej notatki konsultacyjnej w pierwszym akapicie. Notatki są ogólnie zwięzłe i na temat. Poinformuj konsultantów o tym, jakiego rodzaju projekt potrzebujesz i czy szukasz propozycji od wykwalifikowanych specjalistów.
Omów szczegóły swojego projektu w kilku następnych akapitach. Dane te mogą obejmować dowolny budżet lub termin, do jakiego dnia chciałbyś otrzymać propozycje, co chciałbyś uwzględnić w propozycjach oraz proces, w którym wybierzesz konsultanta.
Wyświetl swoje informacje kontaktowe na początku akapitu końcowego. Pozwól konsultantom dowiedzieć się, jaki jest najlepszy sposób skontaktowania się z Tobą i jak wolisz otrzymywać informacje, o które prosisz, na przykład pocztą lub e-mailem. Przypomnij konsultantom o ostatecznym terminie odpowiedzi. Nie zapomnij podziękować konsultantom za poświęcony czas.
