Nie ulega wątpliwości, że postępy technologiczne - zwłaszcza w zakresie Internetu - ułatwiają i przyspieszają wymianę informacji z osobami na całym świecie. Niestety, przyszedł też za cenę, w której tradycyjne pośpiechy społeczne i dobre oceny spadają w pośpiechu, by nawiązać przyjaźń, wpajać pomysły lub zaplombować ważną umowę. Oto, co musisz wiedzieć o rozsądnym korzystaniu z poczty e-mail zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.
Potwory w cyberprzestrzeni
Internet zrodził złośliwą nową rasę złoczyńców, które dzielą się na dwie kategorie - tych, którzy chcą skrzywdzić komputer i tych, którzy chcą cię skrzywdzić. Ci, którzy chcą zniszczyć wszystkie dane w twoim systemie, robią to za pomocą szybko działających wirusów dołączanych do e-maili, które kuszą cię intrygującym hakiem w temacie ("Gratulacje, właśnie wygrałeś loterię") lub udawaj pochodzić od kogoś, kogo znasz ("Hej, dostałeś wiadomość o lunchu w przyszłym tygodniu?"). To, co jest tak podstępne w stosunku do tych ostatnich, polega na tym, że nadawca wydaje się być prawowity, ale po otwarciu wiadomości e-mail odbiorca otrzymuje polecenie, aby kliknął łącze, które szybko wyzwoliłoby elektroniczną destrukcję. Wiadomości e-mail, które mają ostrzegać przed problemami związanymi z kontem bankowym, naruszeniem bezpieczeństwa w systemie PayPal lub każdym rodzajem dochodzenia w sprawie kryminalnej, które wymagają natychmiastowej uwagi i współpracy odbiorcy, należy zawsze traktować jako podejrzane. Drugi typ cyber-złego losu czai się w pokojach rozmów, wchłania dane osobowe z blogów i jest stałym gościem na Facebooku, MySpace i stronach internetowych związanych z randkami. Z powodu anonimowości, jaką Internet zapewnia użytkownikom poczty e-mail, nie masz pojęcia, czy ten słodki facet, do którego pisałeś - i zbliża się do rzeczywistej daty - jest naprawdę absolwentem Harvardu, pracuje dla Merrill Lynch, i jeździ Porsche lub jest marnym oszustem, który żeruje na ufnych kobietach i ma zamiar uderzyć cię łzawą historią, która wiąże się z przyznaniem mu dostępu do domu i / lub kart kredytowych.
Niewłaściwe korzystanie ze sprzętu biurowego
Dawno temu zakładano, że większość pracowników ma zdrowy rozsądek, aby nie godzinami rozmawiać z firmowym telefonem z przyjaciółmi, nie pakować materiałów biurowych do użytku domowego lub używać maszyny Xerox do tworzenia wielu kopii powieści, które mogą lub nie pisano potajemnie w godzinach pracy. Problemem okazało się jednak to, że przy niektórych okazjach nadszedł czas, by zwolnić kogoś za kradzież credencji lub za pomocą miernika opłat pocztowych, aby wysłać rachunki za domową działalność gospodarczą. Najłatwiejszą obroną oskarżonego był: "Och, nie zrobiłem". wiem, że nie wolno mi było tego robić. " W ten sposób powstało coraz więcej firm opracowujących podręczniki proceduralne, określające ściśle, co jest i nie jest właściwym zachowaniem. Internet oczywiście zajmuje ważne miejsce w wielu dzisiejszych wytycznych. Na pewno wydaje się nieszkodliwe, aby przekazać żart e-mail, wymieniać przypadkowe plotki lub sugerować, że być może szef jest nieświadomym rube. Taka komunikacja nie tylko marnuje cenny czas, ale może stać się przedmiotem wezwania do sądu, jeśli firma kiedykolwiek uczestniczy w procesie sądowym. Ponadto wiadomość e-mail od nieznanych stron może zawierać jeden z wyżej wymienionych wirusów i narażać firmę na znaczne ryzyko.
Informacje uprzywilejowane
Poufność jest często zagrożona, gdy zdecydujemy się komunikować ze sobą za pośrednictwem poczty e-mail. W przeciwieństwie do listu, który może zostać zablokowany lub nawet spalony po przeczytaniu przez zamierzonego odbiorcę, korespondencja e-mailowa może zostać przypadkowo lub celowo uzyskana przez osobę trzecią. Jest to szczególnie szkodliwe w sektorze pracy, jeśli treść e-maila dotyczy poufnych danych, danych pacjentów / klientów lub informacji dotyczących stabilności finansowej firmy. Zagrożenie bezpieczeństwa jest również zagrożone, gdy na przykład dana osoba przekazuje informacje o karcie kredytowej lub numer ubezpieczenia społecznego w wiadomości e-mail do sprzedawcy, a następnie wprowadza dane za pośrednictwem bezpiecznej witryny internetowej.
Dorywcza rozmowa
Ponieważ e-mail jest tak nieformalnym, wyluzowanym forum do rozmów z ludźmi, często poszerza ten poziom wiedzy na całe życie o nieznajomych, a potem zastanawia się, dlaczego dostają zimne łopatki. Dobrym tego przykładem mogą być początkujący autorzy, którzy chcą napisać swoją powieść do redaktora w wydawnictwie. W przeciwieństwie do dawnych czasów, kiedy takie stanowiska zawsze miały formę drukowanych listów, które wysyłano pocztą ślimakową, a także samodzielnie adresowaną, opieczętowaną kopertę, wielu wydawców zauważyło, że elektroniczne zapytania nie tylko zabijają mniej drzew, ale także umożliwiają im przetwarzanie zniechęcające ładunków znacznie szybciej. Tym, co natychmiast je wyłącza, jest rozmowny e-mail, który zaczyna się od "Cześć, Emily", tak jakby nadawca znał Emily od lat. Biorąc pod uwagę, że prawdopodobnie nie poznałaby Emily, gdyby przekazała ją na ulicy, to aroganckie jest założenie, że wprowadzenie e-maila jest natychmiastową szansą na przyjaźń lub że nadawca może ujawnić dane osobowe, które wykraczają poza granice profesjonalnego protokołu. Do czasu, gdy odbiorca zaprosi Cię do używania swojego imienia, zawsze mądrze jest błądzić po stronie formalności. Rozsądnie jest również sformatować literę na ekranie komputera, tak jak list, który miał zostać wydrukowany i wysłany pocztą. Oznacza to zapisywanie dziwacznych czcionek i ikon buźki dla znajomych i rodziny, którzy już cię znają.
Pisanie przez okno
Zgodnie z nieoficjalnym charakterem wymiany wiadomości e-mail i wiadomości błyskawicznych, wydaje się, że wielu osobom wymówka, aby nie sprawdzać ich zawartości pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych. "Och, to tylko e-mail", mówią. "To nie jest tak, że ktoś naprawdę dba lub ma czas, aby złapać każdą drobnostkę." Nie uwzględniają jednak tego, że e-maile są odbiciem dumy - lub jej braku - że biorą w swoje ręce. Ponieważ nigdy nie wiesz, ilu ludzi oprócz zamierzonego odbiorcy będzie go widzieć, należy upewnić się, że jest tak wolny od błędów, jak to możliwe, zanim klikniesz przycisk wysyłania.
Rozważania
To smutny komentarz na temat naszego społeczeństwa, że tak wiele osób korzysta z anonimowej natury Internetu, wysyłając okrutne, szkodliwe i błędne wiadomości e-mail. Fakt, że mogą oni przyjmować osoby bez twarzy za pośrednictwem wielu kont e-mailowych, dał im możliwość ukrycia swoich prawdziwych tożsamości za fałszywymi monikami i uwolnienia rantów, które prawdopodobnie byłyby zbyt zawstydzone, aby powiedzieć osobiście. W tym miejscu jest mądre słowo o używaniu e-maili: jeśli nie jest to coś, do czego nie byłbyś skłonny wziąć udziału w rozmowie twarzą w twarz, prawdopodobnie nie powinno to również dotyczyć wiadomości e-mail. Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących etykiety e-mail - a także porady dotyczące bezpiecznego korzystania z nośnika elektronicznego - odwiedź linki wymienione na końcu tego artykułu.
Zaściankowość
Last but not least, e-mail ma wpływ na nasze pragnienie i naszą zdolność do komunikowania się ze sobą poprzez rzeczywisty czas twarzy. Zamiast aranżować spotkanie z przyjacielem na lunch i nadrobić zaległości, stało się mniej kłopotów z e-chat. Zamiast odbierania telefonu lub pisania kartki z życzeniami wygodniej jest po prostu wysłać e-mail. Nawet podziękowania za prezent lub uroczy obiad zostały wyparte przez wiadomości błyskawiczne. Najbardziej niepokojące jest jednak to, że młodsze pokolenie stało się wygodniejsze w rozmowach za pomocą klawiatury niż w interakcji z innymi w sytuacjach społecznych. To z kolei będzie miało negatywny wpływ na ich umiejętności werbalne, język ciała i samoocenę. W końcu, jeśli możesz założyć jakąkolwiek tożsamość, którą chcesz w Internecie, nie ma powodu, aby pracować nad ustaleniem, kim naprawdę jesteś jako osoba.
