Dochodowe organizacje opierają się na formalnych i nieformalnych wzorcach komunikacji biznesowej. Formalne kanały komunikacji zapewniają strukturę w kierunku wyników produkcyjnych. Nieformalne interakcje pozwalają budować autentyczne relacje i alternatywne metody tworzenia znaczenia w organizacji. Oba uzupełniają się i mogą wzmocnić firmę, gdy są skutecznie stosowane. Każdy może być zaplanowany, ale komunikacja nieformalna jest zazwyczaj spontaniczna.
Cel formalnej komunikacji
Formalna komunikacja biznesowa to strategiczna wymiana informacji, która wspiera przejrzystą agendę. Informacje te są tradycyjnie uważane za wewnętrzną metodę komunikacji, ale mogą obejmować zorganizowane interakcje z osobami i podmiotami spoza organizacji.
Formalna komunikacja może również wywoływać nieformalne interakcje.Na przykład główny oficer może zaplanować wycieczkę lub spotkanie w ratuszu, na którym zachęca się do swobodnego przepływu komentarzy na tematy dyskusji. Mogą one jednak prowadzić do osobistych interakcji, opowiadań i pomysłów, które nie miały oryginalnego planu.
Rodzaje formalnej komunikacji
Organizacje mogą komunikować się ze swoim wewnętrznym zespołem poprzez komunikację pisemną lub ustną. Kierownicy mogą korzystać z formalnych narzędzi pisemnych, takich jak e-maile, wpisy na blogach, materiały szkoleniowe dotyczące orientacji lub biuletyny informacyjne. Prezentacje mowy, spotkania i zaplanowane konferencje są przykładami interakcji werbalnych jako formalnej strategii komunikacyjnej. Formalna komunikacja może również obejmować strategiczne rozmieszczenie oznakowań biurowych, recenzje pracowników i współpracę z organizacjami non-profit. Informacje prasowe i występy wykonawcze są również kreatywnymi sposobami wzmocnienia relacji biznesowych poprzez formalną komunikację.
Cel nieformalnej komunikacji
Spontaniczne interakcje wywołują "winorośl" informacji dzielonych przez nieformalne sieci komunikacyjne. Nieformalna komunikacja biznesowa powinna uzupełniać formalne sieci. Autentyczne i korzystne relacje są utrwalane za pomocą tej metody. Czasami nieformalna atmosfera może skutkować swobodną i nieostrożną dystrybucją informacji. Z tego powodu wszyscy pracownicy powinni zachować szczególną ostrożność podczas dzielenia się wrażliwymi informacjami podczas nieformalnej komunikacji. Chociaż komunikacja pisemna może mieć również charakter nieformalny, należy unikać sytuacji prawnych i etycznych.
Rodzaje nieformalnej komunikacji
Nieformalna komunikacja werbalna może odbywać się podczas przerw na lunch, interakcji w korytarzu i rozmów telefonicznych. Kreatywne komunikatory biznesowe mogą celowo zawierać odręczne notatki, wiadomości tekstowe i rozpoznania rocznic oraz kartki urodzinowe, aby budować relacje ze współpracownikami.
Dynamika komunikacji korporacyjnej
Informacje mogą być dostarczane od kierownictwa do pracownika lub odwrotnie. Firmy założone głównie w formalnych sieciach rzadko odstępują od zasad i protokołów. Z drugiej strony, nieformalne kultury korporacyjne zachęcają do spontaniczności i swobodnych sieci. Niezależnie od kultury firmy, organizacje rozwijają się poprzez strategiczną równowagę sieci formalnych i nieformalnych. Organizacje czerpią korzyści z utworzenia otwartej sieci komunikacyjnej, która zawiera informacje zwrotne od pracowników i menedżerów.
