Faktury powinny zawierać daty wyjaśniające zobowiązania zarówno emitenta, jak i odbiorcy. Data faktury to data wydania dokumentu - niekoniecznie data dostarczenia produktów lub usług. Warunki płatności są interpretowane w odniesieniu do tej daty. Data jest również sposobem, w jaki poszczególne faktury są rejestrowane i odróżniane od siebie. Data faktury powinna być widoczna w widocznym miejscu, aby zapobiec pomyłkom związanym z fakturą i zapewnić, że faktura jest wiarygodnym dokumentem.
Zasady płatności
Faktury zawierają kalendarium wysyłki towarów lub oczekiwania na płatność. Termin płatności "netto 30 dni" jest obliczany na przykład na podstawie daty faktury, więc płatność jest płatna nie później niż 30 dni od daty wystawienia faktury. Data wysyłki może być datą faktury, jeżeli faktura została wystawiona w tym samym dniu, w którym towary zostały wysłane. Jeśli płatność stanie się nieaktualna, firmy będą opierać się na harmonogramie dostarczonym na podstawie daty faktury i warunków podjęcia działań windykacyjnych. Jeśli klienci otrzymują zniżkę za wcześniejszą płatność, daty te określają, czy faktura została zapłacona w czasie wystarczającym do otrzymania premii.
Rejestrowanie faktur
Firmy, które wysyłają dużo faktur, powinny mieć system do generowania niepowtarzalnych numerów faktur dla każdej sprzedaży. Sekwencyjny system numerowania zapewnia łatwe śledzenie faktur, gdy są one produkowane i opłacane, nawet jeśli kilka faktur jest produkowanych z tą samą datą faktury.
