Większość hoteli przeprowadza audyty nocne lub sprawdza równowagę swoich ksiąg gości.Kontrole te są przeprowadzane w celu zapewnienia dokładności kont gościa, weryfikacji transakcji finansowych w danym dniu oraz śledzenia procentu obłożenia i przychodów z pokoju, a także ustalenia, którzy goście będą wymeldowywać się następnego dnia. Nocne audyty mogą być przeprowadzane ręcznie lub elektronicznie, a cała procedura ma wiele etapów.
Wypełniaj zaległe oferty opłat
Nocni audytorzy są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszystkie transakcje gościa z danego dnia są prawidłowo naliczane i księgowane na kontach gości. Opłaty te muszą być księgowane do dokładnej daty, a zamieszanie i rozbieżności mogą powstać, gdy gość się wymeldowuje. Niektóre przykłady opłat tego typu obejmują opłaty za obsługę pokoju, opłaty za połączenia telefoniczne lub internetowe, opłaty za sprzątanie chemiczne, opłaty za korzystanie z minibaru lub usługi parkingowego.
Uzgodnij status pokoju i stawki
Po zapoznaniu się z raportem o zajętości danego dnia i raportach o stanie spoczynku, które są wykonywane każdego ranka, audytor nocny musi uzgodnić rozbieżności między tymi dwoma raportami, aby poznać rzeczywisty status zajmowanego pokoju hotelowego. Następnie porównuje zapisy rejestracyjne gości z raportem pokoju, aby upewnić się, że naliczone lub podane ceny są zgodne. Na przykład, niektórzy goście mogą być notowani w rabatach korporacyjnych w momencie zameldowania, ale system rezerwacji ma to jako standardową stawkę.
Zweryfikuj nie-pokazy
Gdy goście mają rezerwacje, ale nigdy nie są zameldowani, są uważani za niepojawionych. Audytor nocny musi sprawdzić te informacje w systemie front office, aby upewnić się, że zduplikowane rezerwacje są usuwane, naliczane są opłaty nie pokazane, a pokoje są oznaczone jako dostępne. Musi również zanotować w systemie, że klient się nie pojawił, więc nie ma problemów, gdy niedoszło opłata jest opłata.
Podaj stawki za pokój i podatki
Tej nocy proces audytu jest zwykle łatwiejszy dzięki zautomatyzowanemu systemowi. Audytor nocy po prostu publikuje lub tworzy opłatę za faktyczne stawki za pokój w nocy i wszelkie należne podatki za wszystkie zajęte pokoje. Po potwierdzeniu stawek i podatków audytor nocny tworzy stawkę za pokój i raport podatkowy.
Generowanie raportów
Audytor nocy tworzy kilka raportów innych niż stawka za pokój i raport podatkowy. Obejmują one codzienny raport z operacji, oddzielne raporty departamentów i raport o wysokim bilansie. Dzienny raport operacji składa się z podsumowania całodniowej działalności i zawiera szczegóły, takie jak całkowite dochody, transakcje gotówkowe z przodu, statystyki operacyjne i należności. Oddzielne raporty departamentów obejmują wszystkie transakcje z innych działów hotelowych, takie jak restauracja lub bar, serwis pokojowy i inne obszary hotelowe. Raport o wysokim saldzie po prostu identyfikuje gości, którzy mogą być blisko osiągnięcia limitów kredytowych na rachunku.
Procedury końcowe
Audytor nocy porównuje płatności gotówkowe i wypłaty, salduje rejestry, a następnie tworzy kupon gotówkowy dla banku. Następnie tworzy kopię zapasową systemu komputerowego hotelu, aby zachować wszystkie informacje. Ostateczna procedura polega na przekazywaniu wszystkich raportów i informacji odpowiednim stronom, takim jak dyrektor generalny, kierownik recepcji i obsługa pokoju lub kierownik restauracji.
