Pisanie w formacie biznesowym różni się od innych rodzajów pisania. Wytyczne są bardziej sztywne, a styl, w którym piszesz, zwykle jest z góry określony. Celem pisania w stylu biznesowym jest zawsze wyglądać profesjonalnie. Większość pisania, które zrobisz, będzie dotyczyć obecnych lub potencjalnych klientów, współpracowników lub przełożonych. Niektóre z tych dokumentów mogą mieć wpływ na to, jak dobrze Ty lub Twoja firma się sprawuje, więc przestrzeganie wytycznych jest niezbędne.
Użyj bloku, zmodyfikowanego bloku lub pół-bloku podczas pisania listu biznesowego. Najczęściej stosuje się format blokowy. W tym formacie wszystko jest wyrównane do lewej i pojedyncze odstępy, z wyjątkiem podwójnej przestrzeni między akapitami.
Napisz swój dokument dla odbiorców. Skoncentruj się na swoich potrzebach i zainteresowaniach zamiast na swoich. Zastanów się, co czytelnicy powinni wiedzieć i określ odpowiedni sposób przekazywania informacji tym konkretnym czytelnikom.
Użyj pisma formalnego podczas pisania do przełożonych lub klientów. Używaj tylko nieformalnego tonu dla wiadomości lub e-maili do współpracowników.
Podkreśl pozytywne informacje i skup się na korzyściach dla czytelnika. Jest to szczególnie ważne przy pisaniu listu zawierającego negatywną wiadomość.
Pisz jasno i zwięźle. Możesz to zrobić, stosując krótkie akapity, określając ważne informacje na początku dokumentu i akapitów oraz używając list, jeśli to możliwe. Pomaga to swoim czytelnikom, którzy są zwykle naciskani na czas, znaleźć ważne informacje, nawet jeśli tylko przeglądają dokument.
Sprawdź dokument, aby upewnić się, że nie zawiera błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. Wszelkie błędy w pisaniu mogą sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie lub nieuważnie.
Wskazówki
-
Ogólnie rzecz biorąc, w dokumencie biznesowym można używać słów "ja" i "ty". Należy jednak zachować ostrożność podczas używania słowa "my", ponieważ zamienia to twoje słowa w refleksję na temat całej firmy.
Zawsze używaj dwukropka, a nie przecinka, po pozdrowieniu w liście firmowym.
