Większość firm przygotowuje roczny budżet, zwany również planem rocznym. Najwyższe kierownictwo, w szczególności CEO, jest odpowiedzialne za zatwierdzenie ostatecznego budżetu, który następnie staje się przewodnikiem obsługi firmy. Proces zatwierdzania może czasami trwać dłużej niż samo przygotowanie budżetu, ponieważ trzeba podjąć trudne decyzje dotyczące priorytetyzacji wydatków. Podejmowanie tych decyzji wymaga znacznej dyskusji między kierownictwem.
Konsolidacja budżetu
W korporacjach wystarczająco dużych, aby mieć wydziały lub oddziały, kierownicy tych jednostek funkcjonalnych są odpowiedzialni za przygotowywanie własnych budżetów, które przedkładają do działu finansowego. Budżety departamentów są konsolidowane przez personel finansowy w celu stworzenia budżetu dla całej firmy. Proces budżetowania często rozpoczyna się od kierownictwa zapewniającego wytyczne dla menedżerów wydzielonych, takie jak założenia dotyczące tego, jakie będzie otoczenie gospodarcze w nadchodzącym roku. To, czy budżet menedżera zostanie zatwierdzony czy nie, często zależy od tego, jak ściśle stosuje się do podanych wytycznych. Jeśli kierownictwo najwyższego szczebla stara się obniżyć koszty, menedżer, który zaproponuje 20-procentowy wzrost wydatków dla swojego działu, najprawdopodobniej będzie musiał zmienić swój budżet.
Recenzja autorstwa pracowników działu finansów
Dział finansowy przeprowadza wstępne przeglądy budżetów departamentów. Analizują proponowane nakłady lub, w przypadku działów generujących dochód, założenia wykorzystane do przygotowania prognozy przychodów. Szukają istotnych odchyleń od ubiegłorocznego budżetu. Ich celem jest upewnienie się, że każdy budżet jest rozsądny i możliwy do zrealizowania. Chcą także zidentyfikować potencjalne cięcia budżetowe w przypadku, gdy najwyższe kierownictwo uzna, że całkowite proponowane nakłady na przedsiębiorstwo są zbyt wysokie.
Recenzja Top Management
Najwyższe kierownictwo analizuje skonsolidowany budżet i decyduje, czy prognozy przychodów i zysków są zgodne z celami ustalonymi na nadchodzący rok. Jeśli przewidywany zysk jest niższy od oczekiwanego, firma musi albo określić sposoby generowania dodatkowych przychodów, albo dokonać cięć wydatków w celu poprawy zysków. Analiza dostarczona przez dział finansowy jest niezwykle przydatna, pomagając im zidentyfikować obszary, które wymagają dalszych wyjaśnień od kierowników działów - lub wydatki, które wydają się zbyt wysokie i mogą zostać zmniejszone.
Dyskusja z kierownikami działów
Kierownictwo wyższego szczebla spotyka się z każdym dyrektorem działu, czasami z obecnym członkiem personelu finansowego, aby lepiej zrozumieć wnioski budżetowe złożone przez kierownika. Kierownik działu musi przygotować się do obrony swoich wniosków. Najwyższe kierownictwo musi rozważyć konsekwencje poważnych cięć budżetowych. Obniżanie wydatków marketingowych może na przykład negatywnie wpłynąć na przyszłe przychody. Kierownictwo najwyższego szczebla ma trudne zadanie upewnienia się, że każdy dział dysponuje zasobami, których potrzebuje do skutecznego funkcjonowania, a jednocześnie utrzymuje całkowite koszty na tyle niskie, aby firma mogła utrzymać rentowność.
Podejmowanie trudnych decyzji
Kierownik działu może nie być zadowolony ze swojego ostatecznego budżetu, jeśli zauważy, że kierownictwo wyższego szczebla dokonało znacznych cięć. Miejmy nadzieję, że najwyższe kierownictwo podało powody tych trudnych decyzji. Kiedy proces zatwierdzania budżetu zostanie zakończony, każdy menedżer powinien czuć się sprawiedliwie traktowany. Najlepiej, jeśli czuje, że ma wystarczające zasoby, by osiągnąć swoje cele departamentu iw rezultacie jest gotów podjąć maksymalny wysiłek w nadchodzącym roku.
