Kiedy pracownik, który korzysta z samochodu osobowego do wykonywania swojej pracy, otrzymuje wynagrodzenie, pracodawca również odnosi korzyści. Korzystanie z samochodu w celach biznesowych może być kosztowne. Nawet średnio 100 mil miesięcznie oznacza kilkaset dolarów wydatków w ciągu roku. Niektórzy pracodawcy są skłonni odebrać kartę, aby przyciągnąć i zatrzymać wykwalifikowanych ludzi, których muszą odnieść sukces. Istnieją dwa powszechnie stosowane modele rekompensowania pracownikom za korzystanie z własnych samochodów: zwrot samochodu i zwrot kosztów.
Podstawy zasiłków samochodowych
Zasiłek na samochód służbowy to z góry określona kwota wypłacana pracownikowi jako wynagrodzenie za prowadzenie własnego pojazdu w celach biznesowych. MileIQ mówi, że firmy wykorzystują limity samochodowe, aby zminimalizować koszty księgowe. Po przyznaniu pracownikowi limitu samochodowego kwota ta jest dodawana do pensji pracownika. Na przykład, jeśli dodatek samochodowy wynosi 500 USD miesięcznie, kwota ta jest wypłacana pracownikowi za pośrednictwem jego pensji.
Jak ustalane są kwoty uprawnień do samochodu
Pracodawcy opierają się na dwóch szacunkach w celu ustalenia, jaka powinna być wysokość limitu na samochód. Pierwszą z nich jest liczba mil związanych z prowadzeniem działalności; drugi to koszt obsługi pojazdu osobowego. Celem jest określenie kosztów eksploatacji pojazdu, począwszy od kosztu gazu. Firma następnie dodaje wydatki na ubezpieczenie, podatki, konserwację, naprawy i amortyzację. Wynik przeliczany jest na stawkę na milę i mnożony przez oszacowanie przebiegu. Jest to zasadniczo ta sama procedura, którą Internal Revenue Service stosuje w celu ustalenia swojej standardowej stawki kilometrowej do celów biznesowych pojazdów. W związku z tym średni koszt samochodu jest mniej więcej taki sam, jak w przypadku standardowego przebiegu IRS. Jednak koszty ponoszone przez firmę z tytułu opłacenia samochodu są wyższe niż w przypadku, gdy stosuje się model zwrotu kosztów za kilometraż, a pracownik kończy z mniejszą ilością pieniędzy po opodatkowaniu według Motusa.
Konsekwencje podatkowe uprawnień do samochodów
IRS uważa, że dodatki samochodowe są dochodami podlegającymi opodatkowaniu dla pracownika w taki sam sposób, jak jego wynagrodzenie podlega opodatkowaniu. Oznacza to, że firmy muszą również płacić odpowiednie podatki od kwoty, np. Część podatku od ubezpieczeń społecznych. Natomiast zwrot kosztów jest klasyfikowany jako wydatek biznesowy. Pracownik nie płaci podatku dochodowego ani innych podatków od pieniędzy, a pracodawca nie płaci podatku od wynagrodzeń. Jeśli pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za prowadzenie pojazdu, może odliczyć przebieg według standardowej stawki IRS. Stawka ta została ustalona na 54,5 centów za milę w roku podatkowym 2018.
Model zwrotu kosztów mil
Kiedy firma płaci zwrot kosztów zamiast zwrotu samochodu, przepisy IRS określają ograniczenia i wymagania dotyczące dokumentacji, które nie mają zastosowania do uprawnień. Pracownik musi prowadzić dziennik przebiegu, który zawiera odczyty licznika przebiegu wraz z celem i przeznaczeniem każdej podróży służbowej. Możliwa jest podróż wyłącznie z przyczyn czysto biznesowych - dojazdy do pracy iz pracy nie są kwalifikowanymi przebiegami. Ponieważ zwroty kosztów nie są dochodem podlegającym opodatkowaniu, pracownik otrzymuje więcej pieniędzy w porównaniu do kwoty podatku po opodatkowaniu.
