System płac to środek, za pomocą którego przetwarzasz swoją listę płac, aby można było spełnić niezbędne wymagania federalne i stanowe. W szczególności Departament Pracy Stanów Zjednoczonych wymaga, aby pracownicy odpowiednio i na czas wynagradzali; Internal Revenue Service wymaga federalnego potrącania podatku od wynagrodzeń; Państwowy urząd pracy wymaga, abyś stosował państwowe prawo pracy, a państwowa agencja podatkowa wymaga potrącenia podatku z tytułu podatku dochodowego. Projektując system płac, wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Oceń swoje wymagania dotyczące płac, aby określić odpowiedni system. System ręczny wymaga ręcznego przetwarzania listy płac. Ma zwiększone ryzyko błędu, więc używaj go tylko, jeśli masz mało pracowników. Wewnętrzny skomputeryzowany system wymaga przetwarzania za pomocą oprogramowania płacowego. Użyj go, aby uprościć przetwarzanie listy płac. System zewnętrzny wymaga outsourcingu obowiązków płacowych do dostawcy usług płacowych. Użyj go, jeśli chcesz wyeliminować lub znacząco zmniejszyć swoje zadania związane z przetwarzaniem listy płac.
Utwórz system ręczny, jeśli jest to ten, który wybierzesz. Kup standardowe arkusze czasu w sklepie z artykułami biurowymi lub utwórz je za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub pakietu biurowego. Kupuj puste wypłaty z magazynu biurowego lub korzystaj z czeków bankowych. Użyj maszyny do pisania, aby wydrukować wypłaty lub ręcznie je napisz.
Ten system wymaga ręcznego obliczania płac i odliczeń. Bądź na bieżąco z federalnymi ustawami o pobieraniu podatków u źródła, podatkami i podatkami poprzez IRS Circular E. Skontaktuj się z agencją skarbową państwa, aby uzyskać wytyczne dotyczące podatku od wynagrodzeń. Potrójnie sprawdź listę płac przed wystawieniem wypłaty. Archiwalne wydruki raportów płacowych w obszarze poufnym.
Stwórz własny skomputeryzowany system, jeśli jest to ten, który wybierzesz. Kup oprogramowanie, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Małe firmy, na przykład, mogą korzystać z QuickBooks, średnie firmy mogą używać Ultimate Software, a większe firmy mogą korzystać z Mangrove. Możesz zlecać swoim pracownikom godzinnym regularny zegar czasu, ale skomputeryzowany system zegarowy, taki jak Kronos, jest bardziej wydajny, ponieważ pozwala zaimportować czas do oprogramowania płacowego. Oprogramowanie oblicza płace i odliczenia, umożliwia bezpośrednie wpłaty, drukuje wypłaty i wypłaty, ma federacyjne i stanowe tabele podatku u źródła wbudowane w system oraz zapisuje i drukuje raporty płac.
Wybierz zewnętrzny system, jeśli wybierzesz tę trasę. Większość dostawców usług płacowych wymaga przesyłania godzin pracy za pośrednictwem Internetu lub wysyłania ich faksem lub pocztą e-mail. Dostawca przetwarza Twoją listę płac i wysyła raporty wypłat i list płac przez każdą wypłatę. Niektóre firmy umożliwiają dostęp online do ich systemu, co pozwala drukować raporty i wypłaty na własną drukarkę laserową.
Podczas ustanawiania tego systemu dostawca powinien podpisać wspólnie uzgodnioną umowę, szczegółowo opisującą jego usługi i podając listę swoich cen. W przypadku przelewów bezpośrednich przekaż dostawcy swoje konto bankowe i numer rozliczeniowy. Jeśli usługodawca będzie zajmował się twoimi sprawami podatkowymi i zasiłkowymi, powinien podpisać dokument pełnomocnictwa, który da mu pozwolenie.
Wskazówki
-
Możesz pobierać opłaty IRS za błędy podatkowe, które robi strona trzecia. W związku z tym zawsze dokładnie sprawdzaj pracę usługodawcy płac. Utwórz schemat blokowy dla swojego systemu płac. Wykres pokazuje zadania związane z przetwarzaniem twojej listy płac od początku do końca w oparciu o wybrany system.
