Pełna zgodność z regulaminem twojej korporacji oznacza, że musisz prowadzić spotkania zarządu, tak jak przepisy te określają. Członkowie mają kontrolę nad działaniami podejmowanymi przez zarząd na tych spotkaniach, ale mają o wiele mniej do powiedzenia na temat przebiegu posiedzeń. Protokoły z posiedzeń, rozumiane przez sądy jako dokumenty prawne, są na tyle istotne, że jak mówi doradca biznesowy Carter McNamara: "… jeśli nie jest to w protokole, tak się nie stało".
Dowiedz się, co się dzieje na typowym spotkaniu rady dyrektorów, przeglądając przykładowy program w Management Help. Dostosuj tę agendę tak, aby pasowała do kultury i celu Twojej firmy. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Mianować kogoś - zazwyczaj sekretarza zarządu - na minutę spotkania. Protokół powinien zawierać informacje zalecane przez McNamara: nazwę firmy, datę i godzinę spotkania, który wezwał do złożenia zamówienia, uczestników, złożone wnioski, konflikty interesów, które uniemożliwiają uczestnikowi głosowanie, wstrzymanie się od głosu i podane powody, kiedy spotkanie zakończyło się i kto przygotował protokół.
Zdecyduj, czy istnieje kworum - najmniejsza liczba członków potrzebnych do podjęcia działania. Jak sugeruje Komitet Praw Obywatelskich Chicago w ramach Podręcznika Prawa, sprawdź przepisy, aby dowiedzieć się, ile członków jest wymaganych do kworum. W większości korporacji zrobi to zwykła większość. Na przykład plansza z dziesięcioma członkami miałaby kworum, gdyby obecnych było sześciu.
Niech przewodniczący wezwie zgromadzenie do złożenia zamówienia, tak jak w przykładowych minutach z pomocy do zarządzania. Sekretarz powinien wziąć udział, podając nazwiska członków zarządu, którzy reagują na głos, jeśli są obecni.
Zapytaj, czy członkowie zarządu dokonali przeglądu protokołu z poprzedniego spotkania i czy są sugerowane zmiany. Następnie zapytaj innych członków, czy zgadzają się ze zmianami. Zwróć uwagę na zgodę i nieporozumienie. Następnie głosuj, czy zmiany powinny zostać wprowadzone. Jeśli większość głosów tak, ogłosić, że zmiany zostaną wprowadzone i rozesłane do wszystkich członków do zatwierdzenia na następnym posiedzeniu.
Zapytaj przewodniczących komisji, aby przedstawili sprawozdania z wydarzeń od ostatniego spotkania. Zwróć uwagę, w jaki sposób przykładowe minuty, o których mówi McNamara, pokazują członków opisujących spotkania lub wydarzenia, w których uczestniczyli.
Głosuj na wnioski złożone przez członków zarządu, aby wykonać zadanie. Przykładami wniosków są zatrudnianie konsultanta do pisania grantów, zatwierdzania list kontrolnych i sprawozdań finansowych, a nawet wysyłania prezentów do pracowników, którzy są chorzy.
Niech członkowie zarządu zgłaszają "nowy biznes" lub nadchodzące wydarzenia. Czy uczestniczą w konferencjach, o których powinni wiedzieć inni uczestnicy? A może są to porady dotyczące konkretnego problemu?
Odroczyć spotkanie i ogłosić czas jego odroczenia. Podaj datę, godzinę i miejsce następnego spotkania. Określ, czy zarząd będzie kontynuował spotkanie w sesji "wykonawczej", w której członkowie niebędący członkami zarządu nie są uprawnieni.
