Dzięki proaktywnej strategii public relations firma przeprowadza audyt wewnętrzny, identyfikuje pozytywne marki lub wiadomości o produkcie, a następnie wykorzystuje różne narzędzia PR do ich przekazywania. Z drugiej strony, strategia reaktywnego PR jest podejściem do zwalczania negatywnych zdarzeń po ich wystąpieniu - choć firmy odnoszące sukces często planują reagowanie na różnego rodzaju negatywne działania zanim się pojawią.
Proaktywny PR i Mix promocyjny
Proactive PR oznacza, że firma wykorzystuje możliwości public relations jako dodatek do płatnych wiadomości reklamowych. Audyt PR jest strategiczną oceną przez liderów firmy pozytywnych cech, działań i wyróżnień firmy lub jej produktów. Niniejsza opinia jest ściśle powiązana z najważniejszymi korzyściami, jakie firmy planują promować za pomocą reklam. Po przeprowadzeniu audytu dział marketingu jest w stanie zbudować strategię komunikacji i wyznaczyć harmonogram działań w mediach i działaniach PR.
Proaktywne korzyści i narzędzia
Niezwykłą zaletą PR jest to, że umieszczanie wiadomości nie ma kosztów. Chociaż sam PR wiąże się z pewną alokacją zasobów, faktyczny zasięg mediów jest bezpłatny. Efektywność ta pozwala proaktywnemu biznesowi w znacznym stopniu zwiększyć zasięg i powtarzalność komunikatów marki, poza tym, co umożliwia jego budżet. Działając proaktywnie, firma jest lepiej przygotowana do kontrolowania "publicznej rozmowy" na temat swojej marki. Podstawowymi narzędziami proaktywnego PR są informacje prasowe, wiadomości, biuletyny, konferencje prasowe i wywiady. Chociaż nie ma gwarancji, że media przedstawią komunikat zgodnie z przeznaczeniem, proaktywny PR obejmuje wysiłki na rzecz budowania relacji z lokalnymi członkami mediów.
Reaktywny PR i negatywne wiadomości
Pomimo najlepszych starań żadna firma nie ma 100-procentowej kontroli nad publiczną rozmową na temat swojej marki. Ponadto firmy są niedoskonałe, a błędy popełniane przez ludzi na dowolnym poziomie organizacji mogą prowadzić do negatywnego rozgłosu. Reactive PR odnosi się do sposobu, w jaki firma obsługuje negatywne rozmowy na rynku. Jeśli na przykład w mediach pojawią się informacje o biznesie oszukującym klientów, firma potrzebuje planu, aby zareagować. Organizacje używają wielu takich samych narzędzi do zwalczania negatywnych wiadomości, ponieważ aktywnie promują pozytywne wiadomości. Firma może wysłać oświadczenie lub informację prasową w celu obrony swojej pozycji. Aby odpowiedzieć na bardziej szkodliwe wiadomości, przeprosić lub bezpośrednio odmówić roszczenia, przywódcy firmy mogą zorganizować konferencję prasową.
Reaktywne ograniczenia PR
Reaktywny PR ma pewne ograniczenia, ponieważ firmy nie mogą planować wielu niejasnych lub niezgłębionych zdarzeń, które mogą wystąpić. Jednak firmy odnoszące sukcesy zazwyczaj planują odpowiednią reakcję w obliczu niemal każdej przeciwności. Brak odpowiedzi w odpowiednim czasie - lub reagowanie w sposób, który napędza ogień rozzłoszczonych mediów lub publiczności - może pogłębić udrękę marki. Natomiast firmy, które opracowują kompleksową strategię reaktywną, mogą łagodzić obrażenia marki, a nawet odwracać negatywny pęd. Komunikat prasowy lub konferencja prasowa potwierdzająca błędy i zobowiązująca się do konkretnych ulepszeń może ułagodzić na przykład wybaczającą publiczność.
