Dotacja refundacyjna zapewnia finansowanie beneficjentom dotacji po poniesieniu wydatków. Grantobiorca musi przestrzegać określonej procedury w celu uzyskania zwrotu kosztów projektu. Zwroty są realizowane według ustalonego harmonogramu płatności po tym, jak organizacja dostarczyła wystarczającą ilość dokumentów do weryfikacji wydatków.
Rozpoczynanie projektu
Po otrzymaniu powiadomienia, że wybrano Cię do otrzymania nagrody, możesz rozpocząć działania w projekcie. Ponieważ przyznano ci dotację zwrotną, oczekuje się, że będziesz w stanie sfinansować te działania z góry. Niezależnie od tego, czy fundusze z dotacji zwrócą zatrudnienie personelu lub świadczenie usług dla określonej populacji, organizacja powinna wykazać się stabilną historią finansową, aby móc wykonywać te działania. Większość beneficjentów musi mieć co najmniej trzy lata doświadczenia, aby kwalifikować się do otrzymania dotacji z tych powodów.
Dokumentowanie wydatków
Aby otrzymać zwrot kosztów, większość agencji przyznających pomoc wymaga udokumentowania swoich wydatków. Wiarygodna dokumentacja zawiera paragony, faktury lub wyciągi z kart kredytowych. Nawet jeśli dostarczono wystarczającą dokumentację, nie wszystkie wydatki kwalifikują się do zwrotu. Rząd federalny dostarczył wytyczne dotyczące dopuszczalnych wydatków, które mogą być refundowane przez Biuro Zarządzania i Okólniki Budżetu. Jeśli otrzymałeś grant federalny, musisz stosować się do okólnika OMB dla danego typu organizacji. Istnieje osobny okólnik OMB dla organizacji non-profit, instytucji szkolnictwa wyższego oraz rządów państwowych i samorządowych.
Wyciąganie funduszy
Federalne agencje wymagają założenia konta bankowego, aby wypłacić środki z dotacji. Organizacja przyznająca udziela wskazówek, jak często można wyciągnąć środki. Zazwyczaj dotacja może być wypłacana co miesiąc lub co kwartał, dopóki wszystkie fundusze nie zostaną wyczerpane. Musisz pokryć wydatki poniesione w celu pobrania środków na ten okres sprawozdawczy. Po przekazaniu środków na konto możesz przekazać pieniądze do swojej organizacji. W każdym okresie sprawozdawczym organizacja musi złożyć wydatki, aby uzyskać pozostałe środki finansowe.
Wymagania dotyczące raportowania
Po zakończeniu okresu dotacji, po wyczerpaniu wszystkich środków, organizacja jest zobowiązana do prowadzenia rejestru wszystkich wydatków związanych z dotacją na określoną liczbę lat. W przypadku dotacji federalnych organizacja będzie musiała zastosować się do audytu wewnętrznego i audytu wewnętrznego. Wydatki, które nie są przechowywane w pliku, mogą zostać zwrócone agencji przyznającej. Organizacja musi także prowadzić zapisy dotyczące rezultatów i wyników projektu finansowanego z dotacji.
