Prealerty wysyłkowe to powiadomienia dla kupujących towary, które informują ich, że przesyłka jest w drodze. Prealerty te są używane głównie w przypadku wysyłki zagranicznej, chociaż wiele innych firm, które prowadzą jedynie operacje krajowe, może z nich korzystać. Prealert przesyłki jest często przesyłany faksem lub e-mailem do klienta otrzymującego towar na kilka dni przed przewidywaną datą przyjazdu. Zawiadomienie to pozwala klientowi przygotować się na przyjazd.
Zapoznaj się z przeznaczeniem prealertu przesyłki. Wiele firm wysyła klientowi prealert z uprzejmości. Informuje klienta o szczegółach dostawy oczekiwanych przesyłek. Jeśli jesteś firmą, która wysyła towary, poinformuj swoich klientów o takim powiadomieniu.
Określ metodę wysyłania powiadomienia. Najczęściej stosowaną metodą wysyłania powiadomień o wcześniejszej wysyłce jest e-mail.
Tytuł ogłoszenia. Umieścić tytuł "Przesyłka Prealert" na górze ogłoszenia. Jeśli wysyłasz powiadomienie pocztą e-mail, napisz to również w temacie wiadomości. Dołącz krótkie oświadczenie informujące klienta, że służy to jako informacja, że zamówione towary są już w drodze.
Podaj szczegóły zamówienia. Prealert przesyłki powinien zawierać kilka kluczowych informacji. Powinien jasno określać nazwę Twojej firmy, aby natychmiast informować klienta o tym, kto wysyła to powiadomienie. Uwzględnij rodzaj używanej metody wysyłki, numer śledzenia i spodziewaną datę przyjazdu.
Dołącz wszelkie informacje dotyczące odprawy celnej. Gdy towary są wysyłane za granicę, istnieje kilka ważnych dokumentów wymaganych do ich ukończenia. Formularze te są zazwyczaj wypełniane przez nadawcę i przewoźnik towarów. Dokumenty celne zapewniają, że towary będą mogły zostać rozliczone poprzez odprawy celne. Prealert przesyłki zawiera te informacje, aby pokazać klientowi, że odpowiednie formularze zostały wypełnione. Jeśli te formularze nie zostaną poprawnie wypełnione, może wystąpić problem z przesyłką.
Dołącz inne ważne dokumenty. W przypadku prealerty wysyłkowej wiele firm często załącza określone dokumenty, które mogą obejmować list przewozowy, fakturę handlową, wykaz opakowań lub kartę charakterystyki bezpieczeństwa materiałów, zwaną MSDS.
Dołącz swoje dane kontaktowe. Jest to jeden z najważniejszych szczegółów, które zawiera prealert przesyłki. Składa się przede wszystkim z numeru telefonu, pod który klient może zadzwonić w przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub problemów.
