Wraz z postępem technologicznym, jednym z najnowszych trendów XXI wieku było tak zwane biuro bez papieru. Biuro bez papieru nie jest w rzeczywistości całkowicie bezopisowe, lecz wykorzystuje minimalną ilość papieru i zamienia jak najwięcej dokumentacji na cyfrową formę. Biuro bez papieru ma zarówno zalety, jak i wady, które powinny być brane pod uwagę przez organizację rozważającą przejście z tradycyjnego prowadzenia dokumentacji.
Bardziej kompaktowy i wydajny
Pliki cyfrowe wymagają znacznie mniejszej przestrzeni fizycznej niż pliki papierowe i są łatwiejsze do zorganizowania. Ponadto archiwizowane pliki cyfrowe są znacznie łatwiej dostępne niż zarchiwizowane pliki papierowe. Pliki cyfrowe mogą być łatwo udostępniane wielu użytkownikom jednocześnie i dostępne z odległych lokalizacji, zwiększając wydajność pracy.
Świadomość Envionmentally
Mniejsza liczba plików papierowych oznacza mniej papieru na duplikaty i do ogólnego przechowywania dokumentów. Ten czynnik sprawia, że biuro bez papieru jest bardziej przyjazne dla środowiska w większości przypadków. W przypadku czasopism internetowych i innych publikacji publikacja cyfrowo oznacza eliminację tuszów zawierających metale ciężkie, rozpuszczalniki i inne substancje szkodliwe dla środowiska.
Zagadnienia związane z oprogramowaniem i sprzętem
Biuro bez papieru jest tak wydajne, jak oprogramowanie i sprzęt używany do przechowywania zapisów pozwala pracownikom być. Błędy oprogramowania i awarie sprzętu mogą powodować poważne zakłócenia w funkcjonowaniu biura bez papieru. Problemem jest także utrzymanie oprogramowania i sprzętu biura bez papieru; pracownicy IT lub konsultanci często są koniecznością, a także technicy do regularnej obsługi sprzętu.
Błędy wprowadzania danych i krzywe uczenia się
Podobnie jak w przypadku każdego przejścia, przejście do biura bez użycia papieru często wiąże się z krzywą uczenia się, zwłaszcza w środowisku biurowym, w którym pracownicy nie są już zaznajomieni z komputerami. Błędy wprowadzania danych mogą być kosztowne i mogą powodować poważne problemy. Ponadto wprowadzanie danych i błędy w wypełnianiu formularzy mogą prowadzić do błędnej kategoryzacji zapisów, co utrudnia lub uniemożliwia ich odnalezienie w późniejszym terminie.
Zagrożenia bezpieczeństwa
Cyfrowe zapisy mogą być podatne na nieautoryzowany dostęp poprzez hakowanie lub niedbałe bezpieczeństwo ze strony personelu. Szczególnie w przypadku wrażliwych dokumentów prawnych i medycznych utrata danych może skutkować znaczącą odpowiedzialnością za zaangażowaną firmę, zwłaszcza jeśli dotyczy to zaniedbania. Utylizacja zapisów cyfrowych stanowi szczególną trudność, szczególnie we współdzielonym środowisku sieciowym. Po prostu usunięcie pliku nie powoduje całkowitego usunięcia rekordu cyfrowego, podobnie jak wyrzucenie dokumentu do kosza nie przeszkadza komuś w późniejszym odzyskaniu papieru.
