Kiedy wydajesz własne pieniądze w imieniu klienta, pracodawcy, współpracowników lub partnera biznesowego, możesz i powinieneś oczekiwać, że go odzyskasz.Przedstawiciele handlowi, nauczyciele, prawnicy i doradcy finansowi mogą codziennie ponosić zwrot kosztów działalności. Te wydatki odkładają na Twoją marżę, jeśli ich nie przechowujesz.
Wyślij List Zwrotu Przed Wydaniem
O ile nie czekanie na zatwierdzenie z wyprzedzeniem spowoduje utratę szansy, zażądaj zwrotu pieniędzy przed wydaniem pieniędzy. Zgłoszenie prośby na piśmie pozwala na stworzenie budżetu na wydarzenie lub projekt oraz zapewnienie wcześniejszego uzasadnienia, dlaczego i jak wydawanie pieniędzy pozwoli zaoszczędzić pieniądze później.
Przykłady:
Drogi Allen Jeffries:
Składając dokumenty dotyczące inkorporacji, dowiedziałem się, że prowizja Arizona Corporation pobiera opłatę w wysokości 35 USD za przyspieszone przetwarzanie w celu zarezerwowania żądanej nazwy firmy. Jak omawialiśmy na naszym spotkaniu w ubiegły wtorek, wybrana nazwa firmy "Wild Turkey Surprise" wymaga opłaty manipulacyjnej w wysokości 10 USD, aby zarezerwować ją na następne 120 dni. Dodanie opłaty przyspieszonej zapewni rezerwację imienia do piątku, 11 maja zamiast do czwartku, 17 maja. Płacenie przyspieszonej opłaty za przetwarzanie zapewnia, że jesteś właścicielem nazwy, zanim Alphabet Sign Company wykona neon zamówiony przez ciebie na zachodniej stronie restauracji. Daje nam to również czas na otrzymanie odpowiedzi od Warner Brothers, aby upewnić się, że nie uznają nazwy za naruszenie ich znaków towarowych lub praw autorskich.
Ponieważ liczy się czas, zapłacę przyspieszony koszt przetwarzania, jeśli nie otrzymam wiadomości od jutra do południa, a ja złożę wniosek o zwrot wraz z moim zwykłym tygodniowym raportem wydatków.
Z poważaniem,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Etykieta Per Diem
Internal Revenue Service twierdzi, że dzienna dieta obejmuje zakwaterowanie, wyżywienie i nieprzewidziane wydatki, gdy pracownik podróżuje w interesach. Pracownicy muszą złożyć raport wydatków w ciągu 60 dni, a dzienna stawka staje się opodatkowaniem. Raport musi zawierać datę podróży, cel biznesowy i miejsce wyjazdu. Pracownik musi również załączyć paragony na miejsce zakwaterowania. Cała opłata dzienna podlega opodatkowaniu, jeśli pracownik nie przesyła raportu dotyczącego wydatków.
Przykład:
Do wiadomości: Robert Morgan, Kierownik Działu Księgowości
Drogi Robercie Morgan:
W załączeniu znajduje się mój raport wydatków za marzec 2018 r. Załączam pokwitowania dotyczące planowanego trzydniowego pobytu w Sandals na wyspie Sanibel w dniach od 5 do 7 marca na nasze roczne seminarium szkoleniowe dotyczące sprzedaży. Dodałem opłaty za dodatkowe trzy noce zakwaterowania w Denver w stanie Kolorado między 7 a 12 marca, podczas gdy walczymy z dzikim uderzeniem w naszej lokalizacji w centrum. Dodałem też pokwitowania na pranie chemiczne mojego kombinezonu po tym, jak napastnik rzucił we mnie balon wypełniony czerwoną farbą, a także oszacował koszt nowego stroju. Suchy środek czyszczący nie był w stanie usunąć wszystkich plam. Zawarłem cytat z Men's Wearhouse, Ted's Clothiers i The Suit Depot na nową kurtkę, spodnie, koszulę, krawat i buty, ponieważ wszystkie z nich wyrządziły znaczne szkody.
Z poważaniem,
James S. Corwin, Sales Manager, Store # 3126, Phoenix, Arizona
Nauczyciele
Wiele szkół nie zwraca nauczycieli za przedmioty w klasie, które mogą kupić. Okręgi szkolne mogą pokrywać przynajmniej część kosztów kształcenia ustawicznego, w tym koszty podróży, zakwaterowania, książek, opłat za testy i materiałów do nauki. Możesz odliczyć do 250 USD rocznie na swoim zeznaniu podatkowym, jeśli twoja dzielnica nie zwróci Ci kosztów. Przed wydaniem pieniędzy skonsultuj się ze swoim dyrektorem i kuratoriem.
Przykład:
Szanowny Panie Polk:
Tegoroczna klasa jest o 10 procent większa niż w zeszłym roku, ale otrzymałem tylko 15 podręczników w stanie nadającym się do użytku dla moich 33 uczniów. Chociaż masz rację, że uczniowie mogą dzielić się książką na zajęciach, nie będą mogli uczyć się razem w domu. Wydrukowanie wszystkich tych dodatkowych stron ze skoroszytem spowoduje, że prześlemy cały roczny zasiłek do kopiowania przed 30 września, nie pozostawiając mi innego wyboru, jak kupić nowe podręczniki lub kupić więcej papieru do kopiowania.
Obliczyłem, że nawet jeśli wszystkie strony będą drukowane bezbłędnie, będę potrzebował 32 dodatkowych ryz papieru do kopiowania między 1 października 2018 r. A 31 maja 2019 r. W stawkach hurtowych zacytowano 4 dolary za ryzę, w sumie 128 USD. Ponieważ większość rodziców już płaci 65 USD rocznie za czesne w szkołach, uważam, że byłoby ciężarem poproszenie ich o zapłacenie za kopie, gdy ich dzieci powinny już mieć podręczniki. Jestem gotów kupić ten papier sam, dopóki dzielnica szkolna w pewnym momencie mnie spłaci. Dla porównania, zawarłem ceny od Staples, Office Depot i Walmart.
Z poważaniem,
Angel Harris, Grade 5 Science, Gimnazjum Rolling Hills
Zwolnieni pracownicy
Jeśli pożyczasz pieniądze, narzędzia lub materiały współpracownikowi, powinieneś wcześniej ustalić, czy jest to prezent czy pożyczka. Większość współpracowników dołoży starań, aby zrównoważyć książki, ale niektórzy mogą zapomnieć o swojej hojności, chyba że poprosisz o spłatę. Jeśli sporządziłeś jakąś pisemną umowę, w razie potrzeby utworzyłbyś wniosek o drobną reklamację. Gdyby twoje ustalenia były ustne i prywatne, a nikt inny nie byłby obecny, miałbyś niewiele szczęścia, by odzyskać swoje pieniądze lub majątek.
Przykłady:
Przykładowy list do zwrotu kosztów za uprzednią pisemną zgodą:
Drogi Bobie:
Kiedy kupiłem twoją przepustkę tranzytową na marzec, było to ze zrozumieniem, że albo spłacisz mi, albo kupisz mi przepustkę na kwiecień. Załączam kopię umowy zwrotu kosztów, którą podpisałeś przed zakupieniem przepustki. Proszę zapłacić 62 USD w ten piątek lub będę musiał dodać 5 dolarów za późno. Dzięki za opiekę nad tym JAK NAJSZYBCIEJ.
Z poważaniem,
Roland
Formularz zwrotu listu bez uprzedniej pisemnej zgody:
Drogi Zach:
Trzy lunche, które kupiłem ci w zeszłym tygodniu, wyniosły 39,20 $. Zapłać co najmniej połowę tego do piątku, a resztę do 24 kwietnia. Rozumiem, że walczysz, ale wykorzystałem część pieniędzy z tego tygodnia, żeby kupić ci te posiłki dla ciebie. Dziękuję za natychmiastowe zajęcie się problemem.
Twój członek zespołu,
Janet
