Skomputeryzowane systemy księgowe stały się tak powszechne, że nie ma sensu wyobrażać sobie współczesnych alternatyw opartych wyłącznie na odręcznych księgach rachunkowych i starych maszynach do dodawania do szkół. Ale łatwo jest nadmiernie polegać na komputerowej rachunkowości. Zanim zagłębisz się w rozwiązania technologiczne, zastanów się nad potencjalnymi pułapkami pozwalającymi maszynie i oprogramowaniu na przechowywanie wszystkich twoich danych i obliczanie istotnych relacji liczbowych.
Jakość informacji
Jakość informacji, którą zapewnia skomputeryzowany system rozliczeniowy, zależy od jakości wprowadzanych informacji. Możesz wprowadzić każdy czek, rachunek i fakturę do QuickBooks, ale jeśli nie skonfigurowałeś swojego planu kont QuickBooks, aby dokładnie odzwierciedlał zawiłości twojego biznesu, twoje wysiłki przyniosą tylko częściowe lub nieistotne informacje. Jeśli na przykład Twoja firma współpracuje z wieloma typami kont, np. Sklepami internetowymi, sklepami z cegłami i zaprawami oraz bezpośrednią sprzedażą klientom, Twoje dane księgowe nie będą szczególnie znaczące, o ile nie śledzisz tych kategorii osobno.
Ludzki żywioł
Chociaż skomputeryzowane systemy księgowe wykorzystują technologię do obliczania sum i informacji o przechowywaniu, dane te muszą być wprowadzane przez ludzi, a ci ludzie muszą być przeszkoleni. Personel szkoleniowy w zakresie oprogramowania może być drogi, a wiedza musi być regularnie aktualizowana, ponieważ zmieniają się skomputeryzowane systemy księgowe, czasami co roku. Błędy zdarzają się na wielu etapach krzywej uczenia się, a skomputeryzowany system z formułami, które opierają się na sobie nawzajem, prawdopodobnie będzie mieszał pozornie proste błędy, przez co źródło problemu będzie jeszcze trudniejsze do znalezienia.
Koszty technologii
Praktycznie każdy aspekt skomputeryzowanego systemu księgowego jest kosztowny. Komputery są wykładniczo droższe niż księgi rachunkowe, a oprogramowanie wymagane do danych księgowych dodaje dodatkowy koszt, który często musi być odnawiany lub aktualizowany co roku. Być może będziesz musiał wyłożyć pieniądze na naprawy lub zatrudnić specjalistów do szkolenia, niestandardowego oprogramowania lub rozwiązać szczególnie skomplikowane problemy.
Bezpieczeństwo i trwałość
Skomputeryzowane systemy księgowe są podatne na problemy związane z bezpieczeństwem cybernetycznym. Systemy oparte na chmurze przechowują informacje Twojej firmy zdalnie, gdzie mogą zostać zhakowane. Twój system może być zainfekowany wirusem, który niszczy lub niszczy informacje. Komputery również ulegają okresowym awariom, więc jeśli nie jesteś szczególnie pilny w kwestii tworzenia kopii zapasowych plików, możesz stracić wiele godzin pracy. Tak więc, podczas gdy skomputeryzowane systemy księgowe organizują informacje i dokonują obliczeń szybko i skutecznie, mogą stworzyć fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Najważniejsze jest to, że nigdy nie będą w stanie w pełni sprostać bezpośredniej znajomości systemów lub bezpośredniej znajomości szczegółów twojej operacji.
