Dzisiaj wiele firm i agencji państwowych zastąpiło rachunek wydatków planami refundacyjnymi. Ten plan zwrotu kosztów uniemożliwia pracownikom korzystanie z korporacyjnych lub państwowych rachunków wydatków z innych powodów niż zatwierdzone wydatki. Jednak może być trudno śledzić pozycje na paragonach; Czasami wydatki osobiste są mieszane z wydatkami służbowymi, a Ty jesteś odpowiedzialny za zgłoszenie problemu i akceptujesz tylko zwrot należny ci za oficjalną działalność. Kiedy tak się stanie, zostaniesz poproszony o napisanie listu w celu wyjaśnienia pokwitowań i wyjaśnienia, które wydatki muszą zostać zwrócone.
Rozpocznij literę wpisując datę. Pomiń linię i wpisz imię i nazwisko osoby kontaktowej, nazwę firmy i adres firmy w osobnych wierszach. Pomiń kolejną przestrzeń linii i wpisz "Dear Ms./Mr. (Last name)", a następnie dwukropek.
Zidentyfikuj się i wyjaśnij cel swojego listu natychmiast. Na przykład: "Nazywam się Jill Harrison z Departamentu Rachunkowości i piszę, aby wyjaśnić pokwitowania z mojej ostatniej podróży służbowej do Akron, aby wyjaśnić, za które przedmioty powinienem otrzymać zwrot, a które są osobistymi wydatkami, które nie wymagają zwrot kosztów."
Wyszczególnij wydatki, które powinny zostać zwrócone na liście numerowanej, i odnieś się do odpowiedniego pokwitowania i daty pokwitowania, aby pomóc osobie przetwarzającej zwrot kosztów. Jeśli twoja organizacja pracuje na zasadzie diety, na którą przydzielono ci określoną kwotę w dolarach za jedzenie, zakwaterowanie lub inne przedmioty dziennie, rozkładaj wydatki dziennie, aby procesor mógł sprawdzić, czy pozostajesz na diecie.
Wymień wydatki, które pojawiły się na pokwitowaniu, które są twoimi osobistymi wydatkami. Nie musisz wyjaśniać, co to jest, po prostu stwierdź, że jest to twój osobisty zarzut. Podaj także sumę tych wydatków. Twoja firma lub organizacja może również poprosić Cię o usunięcie odpowiednich opłat podatkowych związanych z przedmiotami osobistymi z kwoty zwrotu.
Podaj sumy na koniec kwoty, którą powinieneś otrzymać, wraz z sumą kwoty, za którą odmawiasz zwrotu. Te dwie liczby powinny sumować się do łącznej kwoty w dolarach na paragonach. Podaj kwotę w dolarach, o którą wnioskujesz, i kwotę w dolarach, na którą odmawiasz zwrotu; często organizacje wymagają złożenia oświadczeń w jasnym języku z powodów prawnych.
Podziękuj procesorowi za poświęcony czas i przeproś za niedogodności związane z koniecznością sortowania potwierdzeń. Podaj swój numer telefonu służbowego i adres e-mail, jeśli ma jakiekolwiek pytania dotyczące opłat za pokwitowania.
Zamknij literę, wpisując "Z poważaniem" i pomijając trzy spacje. Wpisz swoje pełne imię i nazwisko oraz tytuł. Wydrukuj list na firmowym papierze firmowym i podpisz swoje imię powyżej wpisanej nazwy. Zrób kopię listu i paragonu oraz zachowaj je dla swoich rekordów. Wyślij list do osoby kontaktowej, która przetworzy zwrot kosztów.
