Jeśli Twoja firma wymaga, abyś śledził wszystko, od głównych informacji o kliencie po pozornie drobne problemy, nauka zapisywania notatek do pliku będzie dla ciebie korzystna. To może ci pomóc w codziennej pracy.Na przykład, jeśli jedna osoba z biura klienta zadzwoni lub wyśle wiadomość e-mail z prośbą o zmianę planu, napisz notatkę do pliku, na wypadek, gdyby inna strona później zadawała pytania o twoje działania. Notatki do akt są niezbędne dla plików prawnych, medycznych lub innych bardzo poufnych, które mogą później zostać wykorzystane również w sądzie.
Otwórz Microsoft Word. W menu "Plik" kliknij "Nowy". "Okno zadań nowego dokumentu" otworzy się po prawej stronie.
Kliknij "Na moim komputerze", znajdujące się w sekcji "Szablony". Otworzy się okno dialogowe "Szablony". Kliknij kartę "Notatki". Kliknij "Kreator notatek", a następnie kliknij "OK". Rozpocznie się "Kreator notatek".
Kliknij Następny." W sekcji "Który styl chcesz" wybierz "Profesjonalny" i ponownie kliknij "Dalej". W sekcji "Czy chcesz uwzględnić tytuł" wybierz "Tak" i wpisz "Notatka do pliku". Kliknij Następny."
Wybierz "Data", "Od" i "Temat" w "Jakie elementy chcesz uwzględnić" i wprowadź informacje dla każdego z nich. Data powinna być datą wystąpienia, np. Rozmową telefoniczną lub e-mailem. Powinno to być na podstawie imienia i nazwiska twojego przełożonego, a tematem powinien być krótki opis zdarzenia, na przykład "Zmiana miejsca".
Kliknij Następny." W sekcji "Do" wybierz "Plik". Usuń zaznaczenie pola wyboru "CC". Ponownie kliknij "Dalej". Dodaj wszystkie elementy zamykające i kliknij "Dalej", a następnie kliknij "Zakończ". Wpisz swoje notatki w dolnej części formularza notatki.
Wydrukuj notatkę i zrób ją w pliku klienta. Zachowaj także kopię elektroniczną, jeśli jest to procedura Twojej firmy.
Wskazówki
-
Zapisz notatkę do pliku tak szybko jak to możliwe po incydencie lub rozmowie. Pomoże to w wyraźniejszym przypomnieniu sobie szczegółów.
Ostrzeżenie
Nigdy nie wpisuj niczego obraźliwego w memo do pliku, który nie opiera się na faktach. Stwierdzenie, że pani Smith wydawała się być zła, jest odpowiednie. Pisanie, że pani Smith zawsze ma paskudne nastawienie, nie jest.
