Firma składa się z czterech głównych sprawozdań finansowych: rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych, bilansu i rachunku kapitału własnego. Rachunek zysków i strat jest czasami nazywany rachunkiem zysków i strat, a nawet może być skracany w rozmowie do "rachunku zysków i strat". Podczas gdy oprogramowanie księgowe może uprościć tworzenie tego oświadczenia, możesz również zbudować rachunek zysków i strat w Excelu. Będziesz musiał zrozumieć definicje przychodów, kosztów, zysków i strat. Musisz również określić okres czasu, który obejmuje oświadczenie. Na koniec musisz zdecydować, który z dwóch formatów zastosować zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jednoetapowym lub wielostopniowym rachunkiem zysków i strat.
Informacje na temat rachunku zysków i strat
Rachunek zysków i strat lub rachunek zysków i strat zawiera informacje o przychodach, kosztach, zyskach i stratach w danym okresie. Przychody lub dochody mogą pochodzić z operacji lub ze źródeł niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy. Zyski są niezwykłymi i stosunkowo nieprzewidywalnymi źródłami przychodów, na przykład z otrzymywania płatności z tytułu ugody z pozwu. Wydatkami mogą być również wydatki operacyjne, takie jak opłaty komunalne i wynagrodzenia, lub wydatki nieoperacyjne, takie jak odsetki zapłacone od pożyczek. Straty są nietypowymi i nieprzewidywalnymi wydatkami, na przykład z tytułu zbycia długoterminowych aktywów o wartości niższej niż ich wartość.
Formaty zestawień dochodów
Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) wymagają jednego z dwóch formatów zestawień zysków i strat, które będą widziane przez osoby spoza firmy. Menedżerowie mogą uznać, że różne formaty są bardziej przydatne do celów wewnętrznych, ale muszą zapewnić, że te raporty nie zostaną przekazane użytkownikom zewnętrznym. Dwa formaty zgodne z GAAP to jednostopniowy rachunek zysków i strat oraz wieloetapowy rachunek zysków i strat. Główną różnicą w tych dwóch formatach jest to, w jaki sposób pokazują koszt sprzedanych towarów (lub usług) i gdzie umieszczają zyski i straty na wyciągu.
Tworzenie rachunku zysków i strat w Excelu
Pomocne może być obejrzenie przykładów zestawień zysków i strat przed rozpoczęciem. Istnieją pewne elementy, które są niezbędne do stwierdzenia, niezależnie od specyfiki Twojej firmy. Będziesz miał trójrzędowy nagłówek wyśrodkowany na górze. Pierwsza linia będzie nazwą firmy. Drugi będzie tytuł raportu: Rachunek zysków i strat. W trzecim wierszu należy podać okres czasu, który obejmuje instrukcja. Oto kilka przykładów:
- Za kwartał zakończony 31 marca 2018 r
- Za miesiąc zakończony 30 września 2018 r
- Za rok zakończony 31 grudnia 2018 r
Pozostaw co najmniej jeden pusty wiersz po nagłówku dla jasności. Następne kroki będą się różnić w zależności od tego, czy używasz jednoetapowego, czy wieloetapowego, ale niektóre elementy są udostępniane. Zaczniesz w pierwszej kolumnie, a gdy informacje będą wcięte, aby je rozdzielić, przejdziesz do następnej kolumny. Edytujesz szerokość kolumny w tej pierwszej kolumnie, tak aby informacje w drugiej kolumnie ustawiały się po pierwszych kilku znakach informacji nad nią, jak na poniższym obrazku.
W każdym z tych formatów najpierw podaje się dochody, a następnie wydatki, przy czym całkowity zysk netto jest na dole. Po wprowadzeniu wszystkich tytułów kont pominiesz jedną lub dwie kolumny, aby pozostawić trochę miejsca przed wprowadzeniem wartości dolara. Ustaw tę kolumnę, aby wyświetlała się jako waluta.
Deklaracja dochodu z jednego kroku
W jednostopniowym rachunku zysków i strat wykorzystuje się podstawową formułę: dochód netto równa się przychodom, zyski pomniejszone o koszty i straty. W pierwszym wierszu wpisujesz "Przychody i zyski", a następnie wcinasz kolejne wiersze, w których podajesz listę różnych przychodów i zysków dla Twojej firmy. Kolejny wiersz zostanie ponownie wcięty i powie "łączne przychody i zyski". Po pustym wierszu wpisz "Koszty i straty", a następnie wcięcie kolejnych wierszy, w których zostaną wyświetlone konta wydatków i strat. Będziesz ponownie wskazywał "całkowite wydatki i straty". Ostatnia linia to dochody i wydatki.
Wieloetapowy rachunek zysków i strat
Znacząca różnica w oświadczeniu wieloetapowym w porównaniu z pojedynczym krokiem polega na tym, że oddzielamy operacje od elementów niedziałających. Twoje oświadczenie rozpocznie się od sprzedaży, kosztu sprzedanych towarów i zysku brutto. Będziesz śledzić to z kosztami operacyjnymi, odejmując je, aby znaleźć podsumowanie sumaryczne "dochód operacyjny". Następnie podasz listę nieoperacyjnych przychodów, zysków, wydatków i strat w tej kolejności, a następnie sumę pozycji niedziałających. Sumowanie operacji i nieoperacyjnych elementów daje zysk netto.
