Jedną z pierwszych rzeczy, które musi stworzyć sam nowy biznes, jest oficjalny papier firmowy. Logo firmy i podstawowe informacje kontaktowe powinny znajdować się na papierze firmowym. Czasami w grę wchodzi dodatkowa grafika, aby stworzyć bardziej interesujący układ na papierze firmowym.
Tożsamość zbiorowa
Papier firmowy odgrywa ogromną rolę w identyfikacji marki firmy. Wszystko wysyłane z firmy do jej klientów (listy, foldery reklamowe, koperty, faktury) musi tworzyć spójną, rozpoznawalną tożsamość korporacyjną. Logo firmy i adres muszą być powtórzone we wszystkich materiałach marketingowych firmy. Celem jest umożliwienie społeczeństwu natychmiastowego rozpoznania korespondencji poprzez wykrycie logo na papierze firmowym. Papier firmowy to kolejny sposób na wplecenie logo firmy lub wizerunku w umysł publiczny.
Interes wizualny
Głównym celem papieru firmowego jest przekazanie wiadomości odbiorcy. Projekt papieru firmowego nie powinien być tak zajęty, a grafika nie powinna być tak duża, że nie ma już miejsca na wpisanie litery. Większość firm decyduje się na dodawanie projektów za tekstem na papierze firmowym. To zwiększa wizualne zainteresowanie strony, ale projektanci powinni upewnić się, że obraz tła jest wystarczająco jasny i nie konkuruje z czytelnością tekstu. Papier firmowy powinien wizualnie nadal prowadzić tożsamość marki firmy za pomocą logo i wybranego koloru (ów).
Informacje kontaktowe
Papier firmowy musi zawierać dane kontaktowe firmy. Nazwa firmy, adres, numer telefonu, numer faksu, adres e-mail i adres strony internetowej powinny być na tyle duże, aby klient mógł je łatwo odczytać, ale nie zajmował tyle miejsca, że jest mało miejsca na wiadomość.
Autentyczność
Firmy tworzą swoje papier firmowy, aby pokazać odbiorcom listów, że firma jest poważną i wiarygodną firmą. Stworzenie papieru firmowego świadczy o zaangażowaniu w tożsamość marki. Jeśli potencjalny klient otrzymuje list napisany na profesjonalnym papierze firmowym, ma on dużo bardziej pozytywny wpływ na potencjalnego klienta. Im lepsza jest jakość używanego papieru i bardziej profesjonalnie zaprojektowany papier firmowy, tym poważniej potencjalny klient może spojrzeć na firmę i być skłonny jej spróbować.
Porozumiewanie się
Podobnie jak wczesne cywilizacje piszące na pergaminie w starożytnym Rzymie, glina w starożytnej Babilonii, papirus w starożytnym Egipcie i ostatecznie papier w starożytnych Chinach, celem papieru firmowego zawsze była metoda pisemnej komunikacji. Pierwotnie nazywane "papierem listowym", mówi się, że słowo "papier firmowy" pojawiło się w Ameryce około 1890 roku. Na początku XX wieku papier firmowy stawał się mniejszy i lżejszy, dzięki czemu papier zmieściłby się w maszynach do pisania. W połowie 1900 roku korporacyjne logo stało się popularnym projektem umieszczonym na papierze firmowym.
