Firmy często tworzą zespoły, aby zrealizować określone zadanie lub cel. Projekt przebiega w kilku etapach, a postępy są monitorowane na bieżąco. Projekty są prowadzone przez szereg etapów, od zdefiniowania projektu do oceny sukcesu projektu. Definicja lub faza inicjacji rozpoczyna proces od zidentyfikowania członków zespołu i wyboru menedżera projektu. Na etapie planowania określono cele i przypisano obowiązki. Monitorowanie odbywa się w fazie realizacji, kiedy realizacja projektu jest zakończona. Ostatnia faza ewaluacji następuje po zakończeniu projektu i przeprowadzeniu oceny w celu sprawdzenia, czy cele zostały osiągnięte.
Informacje o monitorowaniu
Na etapie realizacji, kiedy rzeczywiste zadania projektu są w toku, ważne jest monitorowanie informacji, aby śledzić, co się dzieje. Kierownik projektu może ułatwić projekt, komunikując się z członkami zespołu i klientami. Dzięki ręcznemu monitorowaniu lider zespołu może zadbać o to, aby poszczególni uczestnicy pozostali przy pierwotnym planie projektu i nadal koncentrować się na ustalonych z góry założeniach. Menedżer projektu robi staranne notatki, aby śledzić wszystkie aspekty projektu i rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy.
Monitorowanie postępu
Monitorowanie zarządzania czasem jest wykonywane przez kierownika projektu, aby zapewnić dotrzymanie terminów w miarę postępu projektu. Arkusze czasu służą do monitorowania czasu spędzanego przez poszczególnych członków zespołu na zadaniach w ramach projektu. Kierownik zespołu może zidentyfikować i rozwiązać wszelkie problemy związane z zarządzaniem czasem.
Monitorowanie budżetu
Zarządzanie kosztami jest realizowane przez kierownika projektu, aby upewnić się, że projekt znajdzie się w budżecie lub w jego ramach. Koszty w ramach projektu są identyfikowane, a wydatki zatwierdzane przed dokonaniem zakupu. Kierownik projektu przechowuje centralny zapis wszystkich kosztów poniesionych przez projekt. Może wtedy określić, czy wydatki są odpowiednio ujęte w budżecie, a jeśli nie, udzielić specjalnej zgody na niezbędne wydatki.
Monitorowanie jakości
Aby monitorować jakość w miarę postępów projektu, zespół i kierownik projektu muszą ustalić wytyczne dotyczące jakości przed fazą realizacji. Gdy lider zespołu wie, jak mierzyć jakość, może podjąć działania, aby zmierzyć jakość wyników zespołu, zidentyfikować problemy z jakością i wprowadzić niezbędne ulepszenia.
