Być może największym wyzwaniem związanym z tworzeniem podsumowania wykonawczego jest niedopuszczenie do tego, że jest tak wiele do powiedzenia.Ideą podsumowania nie jest przytłoczenie czytelnika szczegółami, ale sprzedaż projektu lub propozycji, zanim jeszcze zacznie czytać dłuższy raport. To kładzie duży nacisk na krótki dokument, a czasami wizualne odwołanie może liczyć tak samo jak twoje rzeczywiste słowa.
Podejmowanie decyzji, czy potrzebujesz podsumowania
Twój projekt może w ogóle nie wymagać podsumowanie. Jeśli zaproszono Cię do złożenia oferty, prośba o propozycję może wskazywać, że podsumowanie nie jest konieczne. Jeśli poprosi o podsumowanie, może wyszczególnić, co powinieneś dołączyć, a to znacznie ułatwi formatowanie i pisanie.
Określanie długości
Zanim zaczniesz pisać i formatować, możesz mieć pomysł, ile stron masz do dyspozycji, aby uzyskać najważniejsze punkty. Uniwersytet Colorado State informuje, że podsumowanie powinno wynosić nie więcej niż 10 stron lub 10 procent długości całego raportu lub propozycji. Ale Texas A & M University radzi, aby nie przekroczyć 5 procent swojej propozycji lub raportu. Będzie to zależało w pewnym stopniu od natury twojego projektu, ale podważy sumaryczne strony twojego raportu i planuje osiągnąć od 5 do 10 procent tego.
Porządkowanie zawartości
Jeśli masz mniej niż 10 stron do pracy, uporządkowanie informacji w celu uzyskania najlepszego efektu jest najważniejsze. Zacznij od wprowadzenia, wyjaśniając cel swojego raportu lub propozycji. Przenieś się od tego do wyjaśnienia swojego celu lub rozwiązania problemów poruszonych we wprowadzeniu. Poświęć sekcję do znalezienia wyników, które będą wspierać twój cel, jeśli będzie to właściwe. Wyjaśnij, w jaki sposób zamierzasz wdrożyć swój projekt. Jeśli wiąże się to z kilkoma krokami, podziel je za pomocą wypunktowania. Następnie wykonaj zalecenia i podsumuj krótkim skokiem sprzedaży.
Formatowanie treści
Chociaż długość twojego podsumowania jest ważna, unikaj pokusy, by włożyć do stron jak najwięcej słów, starając się doprowadzić do celu twojego projektu. Pozostaw wystarczającą ilość wolnej przestrzeni, aby nie przytłoczyć czytelnika, gdy po raz pierwszy spojrzy na podsumowanie - strony wypełnione słowami mogą być zniechęcające. Używaj krótkich akapitów podzielonych na nagłówki i punkty. Staraj się nie uwzględniać więcej niż jednego akapitu w każdej sekcji. Obok każdego nagłówka możesz podać odniesienie do stron raportu, które zawierają bardziej szczegółowe informacje o tym, co omawia sekcja. Podaj swoje dane kontaktowe na samym końcu - jeśli Twój czytelnik chce od razu skontaktować się z Tobą, nie chcesz, aby musiał przeglądać raport w poszukiwaniu tych informacji. Możesz to wyśrodkować, aby się wyróżniał.
