Raporty o usprawiedliwianiu zalecają zmiany w polityce lub procedurach biznesowych. Dostarczają dowodów uzasadniających działanie, które rozwiązuje problem lub poprawia wydajność, na przykład. Często przedstawiają rozwiązania, które skutkują oszczędnościami lub zyskami. Aby stworzyć skuteczny raport, musisz przedstawić przekonujące argumenty i dowody wspierające, aby poprzeć proponowane przez ciebie zmiany.
Użyj podstawowego nagłówka notatek (Do / Od / Data / Temat) i wypełnij go. Wyjaśnij, kto powinien przeczytać raport, kto go napisał i jaki jest temat treści.
Napisz akapit otwierający, który opisuje problem lub cel twojego raportu. Wyjaśnij w kilku zdaniach, jakie są twoje zalecenia, i wyjaśnij korzyści, które przyniosą.
Napisz wstęp do swojego raportu, który szczegółowo opisuje cel i znaczenie twojego raportu. Dołącz odpowiednie informacje podstawowe, które pomogą czytelnikowi zrozumieć motywy i uzasadnienie rekomendacji.
Skorzystaj z głównej treści raportu, aby wyjaśnić, w jaki sposób sugerujesz wdrożenie zaleceń. Podaj szczegółowe informacje o nowych procedurach i rozwiązaniach oraz ich efektach. Wyjaśnij, kto będzie zaangażowany, co zrobią, ile to będzie kosztowało i ile czasu zajmie przeprowadzenie.
Podaj badania lub metody, których przestrzegałeś, aby dojść do swoich wniosków. Uwzględnij wady i problemy, które mogą powodować nowe procedury, a także korzyści. Bądź precyzyjny, organizuj swoje materiały logicznie i bądź uczciwy; to doda siły do twoich argumentów.
Zakończ raport uzasadniający krótkim podsumowaniem swoich wniosków i zaleceń. Nie wprowadzaj nowych informacji na tym etapie; zamiast tego przejrzyj główne argumenty na poparcie twoich rekomendacji. Napisz krótki końcowy akapit swojej notatki.
Wskazówki
-
Podkreśl zalety swoich zaleceń i wyjaśnij, jak przeważają nad wadami. Zachowaj swój tekst pozytywny. Unikaj słów takich jak być może, być może i być może. Zapewnij równowagę raportowi, omawiając alternatywne rozwiązania. Umieść zalecenie, które uważasz za bardziej obiecujące na końcu. Wyjaśnij, jakie kroki należy podjąć w zaleceniach. Unikajcie ogólników; być specyficznym. Przedstaw każde zalecenie aktywnym czasownikiem, aby wzmocnić swoje sugestie.
