Budżet odnosi się do pisemnego dokumentu określającego, w jaki sposób organizacja przydzieli swoje pieniądze. Jako kierownik działu biznesowego musisz zdecydować, czy kontrola budżetowa spoczywać będzie na tobie, czy na menedżerach. Istnieją cztery zastosowania kontroli budżetowej, jak zauważył Michael Armstrong w "A Handbook of Management Techniques: Wszechstronny przewodnik do osiągnięcia doskonałości menedżerskiej i lepszego podejmowania decyzji".
Planowanie
Dokument budżetowy tworzony jest poprzez system planowania. Jeśli samodzielnie opracujesz budżet, możesz zacząć od ubiegłorocznego budżetu. Twój budżet będzie musiał uwzględniać wszystkie dochody, które projektujesz i jak je wydasz. Część etapu planowania wymaga priorytetyzacji różnych potrzeb biznesowych. Być może będziesz musiał dokonać trudnych wyborów, takich jak wynajęcie dodatkowej osoby w tym roku i uzyskanie wyższych kosztów energii. Twój dokument budżetowy musi odzwierciedlać wszystkie aspekty planowania i ustalania priorytetów. Jeśli pominiesz ważne względy budżetowe, możesz doświadczyć niedoboru w roku budżetowym.
Pomiary
Po sfinalizowaniu dokumentu budżetowego menedżerowie każdego działu są odpowiedzialni za wydatki uznaniowe, takie jak dostawy, koszty drukowania i listy płac, przy jednoczesnym zachowaniu przydziału środków budżetowych. Potrzebujesz systemu finansowego do śledzenia wydatków według każdego wiersza w budżecie. Zdolność każdego menedżera do trzymania się swojego budżetu wpłynie na Twoją rentowność i pozycję finansową jako firmy.
Porównanie
Korzystając z systemu pomiarowego, można porównać faktyczne wydatki z budżetowymi wydatkami, przechodząc wiersz po wierszu w dokumencie budżetu. Musisz określić, czy są jakieś przekroczenia i gdzie w firmie się pojawia. Może się zdarzyć, że niektóre wydziały przekroczą budżet, a ich kontrola budżetowa zostanie skorygowana lub może się zdarzyć, że menedżerowie tych działów będą w stanie uzasadnić nadmierne wydatki, wyjaśniając nieoczekiwane koszty, takie jak podwyżka cen przez dostawcę w trakcie roku obrotowego.
Kontrola
Musisz podjąć działania, gdy będziesz już badał, jak każdy departament wydatkuje w ramach lub w ramach przydzielonego mu budżetu. Wszelkie działania, które podejmujesz, aby wydział zwiększył lub zmniejszył wydatki, kontroluje. W ekstremalnych okolicznościach, na przykład wtedy, gdy nie możesz zmusić menedżerów do ograniczenia wydatków i utrzymania budżetu, możesz zabrać kontrolę budżetową. Wszystkie wydatki, które są prowadzone zgodnie z rocznym dokumentem budżetowym, pomagają firmie skupić się na celach strategicznych.
