W dzisiejszym świecie możesz komunikować się profesjonalnie za pomocą kilku metod. Ważne jest, aby znać zasady prawidłowej korespondencji biznesowej dla listów, e-maili i kartek z życzeniami. Niewielkie błędy mogą sprawić, że różnica między wywieraniem wrażenia na osobę, która otrzyma twoją korespondencję, a obrazą. Warto również wiedzieć, kiedy wystarczą wiadomości e-mail w porównaniu do pisma maszynowego lub odręcznego.
Tradycyjne litery
Drukowanie tradycyjnych listów na papierze firmowym za pomocą cięższego lub teksturowanego towaru. Papier firmowy powinien zawierać nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail nadawcy. Jeśli nagłówek nie jest dostępny lub list jest osobisty, w lewym górnym rogu powinien pojawić się właściwy tytuł osoby lub osób wysyłających list. Na przykład, jeśli Ty i Twój współmałżonek wysyłacie skargę do firmy, podaj następujące informacje:
Pan i Pani John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Następnie podaj odbiorcę swojej korespondencji i adres na lewym marginesie. Nazwa i adres powinny być formalne, w tym jego tytuły i nazwy.
Data jest następna w formacie orkiszu, na przykład: 23 czerwca 2010 r. Pod datą należy wpisać wiersz odnoszący się do przedmiotu litery, korzystając z formularza "RE: (odwołanie)".
Powitanie jest następne i powinno odzwierciedlać twój związek z przyjęciem. Jeśli masz na imię, witaj ją z "Drodzy" i dołączaj jej imię. Jeśli list trafi do działu lub do nieznanego odbiorcy, użyj "Szanowni Państwo" lub "Szanowni Państwo": lub nawet "Do kogo może on zainteresować".
Wszystkie listy biznesowe powinny się zamknąć formalnie. Najlepszym wyborem do profesjonalnego zakończenia jest po prostu "Z poważaniem" lub "Pozdrawiam". Unikaj plisowanych zakończeń.
Odręczne notatki
Odręczna notatka jest odpowiednia w wielu sytuacjach biznesowych, takich jak podziękowania, gratulacje za osiągnięcia takie ukończenia, urodzenia rodzinne, promocje i kondolencje.
Koperta powinna zawierać formalną nazwę i adres odbiorcy. Twój adres zwrotny powinien pojawić się na odwrocie koperty, chociaż może być umieszczony w lewym górnym rogu przodu.
Karta powinna zawierać znane pozdrowienia na podstawie twojego związku. Jeśli masz na imię, użyj imienia. Jeśli nie, wybierz pełne szacunku powitanie, które pasuje do nastroju.
Trzymaj treść notatki krótko i pisz lub drukuj starannie niebieskim lub czarnym tuszem. Jeśli nie masz przyzwoitego pisma, znajdź kogoś, kto to robi.
Przejdź do rzeczy. Jeśli mówisz, dziękuję, wybierz frazę lub dwie, które przypominają odbiorcy, za co jej dziękujesz, ale nie bądź zbyt szczegółowy. Jeśli komuś gratulujesz, podaj, na co i w jaki sposób otrzymałeś informacje. Jeśli na przykład zlecenie klienta znalazło się w gazecie, nagraj ogłoszenie i dołącz je do karty lub podaj w notatce.
Zakończ notatkę, wpisując "Z poważaniem". Podpisz list swoim oficjalnym nazwiskiem i tytułem, jeśli nie znasz odbiorcy. Jeśli jesteś bardziej znany, twoje imię jest odpowiednie.
E-mail przedstawia nowy temat dyskusji na temat sposobów komunikacji w biznesie. Pierwszą zasadą jest wiedzieć, że twój odbiorca akceptuje lub preferuje korespondencję e-mail.
Prezentuj szanowany profil e-mail. Twój adres i wiersz tematu powinny być identyfikowalne i odzwierciedlać Twoją firmę lub status zawodowy. Na przykład, jeśli wysyłasz e-maile do klientów, powinno to być "[email protected]" zamiast "[email protected]".
Nie ma potrzeby podawania adresu wewnętrznego, tak jak w przypadku tradycyjnych liter, więc zacznij od powitania, które powinno odzwierciedlać twój związek z odbiorcą i być jak najbardziej formalne. Popularnym firmowym e-mailem faux pas jest brak prostego powitania, które informuje odbiorcę, że adres e-mail jest przeznaczony dla niego.
Nie używaj e-maila, aby rozwiązać problem biznesowy, który należy załatwić osobiście. Unikaj konfrontacji e-maili i pamiętaj, że e-maile są wiecznie przechowywane na dyskach twardych i serwerach i mogą być używane w sądzie.
Unikaj mieszania się w firmowych e-mailach. Jeśli musisz podać wiele szczegółów, utwórz dla nich dokument i dołącz go zamiast umieszczać w treści wiadomości e-mail.
Unikaj emotikonów, slangu komputerowego, wykrzykników lub znaków zapytania więcej niż jeden raz, a także blokad czapki. Jeśli masz wątpliwości dotyczące zawartości lub formatu, spróbuj wydrukować je na papierze firmowym i ocenić jego profesjonalizm. Jeśli nie wygląda na profesjonalnego na papierze, nie jest profesjonalny w e-mailu.
Wybierz profesjonalistę zamykającego z podziękowaniami lub "Z poważaniem". Twoja firma i dane kontaktowe powinny znajdować się w Twoim podpisie e-mail. Zeskanowany lub podpisany elektronicznie podpis jest akceptowalny. Jeśli zwykle używasz cytatu, sloganu lub innych informacji, oceń, jak odpowiednie jest to w sytuacjach biznesowych.
