Recepcjonistki są zazwyczaj pierwszymi osobami, które widzisz po wejściu do biura, co czyni je ważną reprezentacją firm, dla których pracują, oraz innych specjalistów w biurze. Przestrzeganie etykiety biznesowej jest ważną częścią pracy recepcjonisty, ale zróżnicowane i zmieniające się opinie o tym, co stanowi dobre maniery, utrudniają recepcjonistce lub przełożonemu określenie właściwego zachowania.
Znaczenie
Znaczenie recepcjonisty jako osoby, która wywiera pierwsze wrażenie na rozmówcach i gościach, jest trudne do przecenienia. Recepcjonista o złych manierach przed spotkaniem negatywnie reaguje i nie wzbudza zaufania u potencjalnych klientów. Z drugiej strony recepcjonista, który przestrzega etykiety biznesowej, daje silne poczucie profesjonalizmu i wydajności. To nie tylko poprawia wizerunek firmy dla osób z zewnątrz, ale także pomaga innym pracownikom w odczuciu, że ich biuro jest profesjonalnym miejscem pracy.
Rodzaje
Recepcjonistki reprezentują swoich pracodawców na różne sposoby. Odpowiadanie na telefony i powitanie gości to dwa z najczęstszych obowiązków dla recepcjonistek i oba wymagają odpowiedniej etykiety. Polityka firmy może wymagać od recepcjonistów korzystania z wcześniej ustalonego skryptu telefonicznego podczas odbierania połączeń i kontaktowania się z różnymi typami klientów. W innych przypadkach recepcjoniści mogą korzystać z własnego uznania przy obsłudze każdej interakcji z innym, ale odpowiednim poziomem formalności i profesjonalizmu. Osoby pracujące w biurze czasami przekazują recepcjonistce dodatkowe zasady, takie jak czas i sposób, w jaki recepcjonista może się z nimi skontaktować.
Trening
Podczas gdy niektóre biura wymagają od recepcjonistów posiadania wykształcenia średniego lub wyższego, wiele z recepty na etykiecie odbywa się w pracy. Recepcjonistki mogą rozpocząć pracę w biurze o pozycji, która nie wymaga interakcji, takiej jak praca przy wprowadzaniu danych lub asystent biurowy. Zwrócenie uwagi na politykę firmy i zachowanie recepcjonistów może kwalifikować nowych pracowników do stanowiska recepcjonisty po raz pierwszy, co wygeneruje doświadczenie, które może być przydatne w realizacji innych prac recepcjonistki.
Rozważania
Każda branża i biuro mają własne zasady dotyczące etykiety recepcjonistki. Niektóre biura wymagają formalnego sposobu ubierania się i mówienia. Inni narzucają bardziej swobodną formę etykiety, aby klienci czuli się zrelaksowani i mile widziani. Komunikacja między nowym recepcjonistą a opiekunem jest niezbędna, aby wszyscy wiedzieli, czego się oczekuje. Jako recepcjonistka, jeśli nie masz pewności co do etykiety w konkretnej sytuacji, uprzejmie przeproś i poproś przełożonego lub starszą recepcjonistkę o odpowiedź.
Wskazówki
Mimo że każde biuro jest inne, recepcjoniści nadal mogą korzystać z tych samych wskazówek. Wielozadaniowość jest niezbędna do dobrej pracy, ale gdy ktoś wchodzi do biura, ważne jest, aby poświęcić jej całą swoją uwagę. Oznacza to szybkie zawieszenie połączeń lub ich szybką realizację, przygotowanie dokumentów i bezpośredni kontakt wzrokowy. Miejsce pracy recepcjonistki powinno być wolne od bałaganu, aby projektować bardziej profesjonalną postawę, a także ułatwić wypełnianie prostych zadań, takich jak znajdowanie informacji i oferowanie komuś długopisu do wypełnienia formularza. Na koniec, prowadząc kogoś do biura, recepcjonista powinien zawsze przejmować inicjatywę, aby zapewnić gościom, że jego obecność jest dozwolona, i uratować mu zawstydzenie, że nie wie, dokąd się udać.
