Podsumowanie to zwykle jednostronicowy szkic dłuższej notatki, biznesplanu, informacji prasowej, umowy prawnej lub innego ważnego dokumentu. Streszczenie powinno w sposób zwięzły zakomunikować, dlaczego, co i jak ma to być w przypadku zwięzłego kierownictwa, który nie ma czasu na zagłębianie się w szczegóły. Musisz założyć, że o ile czytelnik jest zainteresowany tym zagadnieniem i rozumie szersze pojęcia, nie jest on dokładnie zaznajomiony z detalami. Zgodnie z ogólną zasadą, czytelnik powinien być w stanie inteligentnie rozmawiać na ten temat po przeczytaniu streszczenia.
Opisz wyraźnie w pierwszym akapicie, co się stało i dlaczego tak się stało. Czytelnik podsumowania wykonawczego prawdopodobnie będzie pracowitym menedżerem, który zajmuje się szerokim spektrum problemów i żongluje wieloma projektami przez cały czas. Musisz więc przeliterować podstawy i zmienić orientację czytnika, zanim dotrzesz do bardziej szczegółowych informacji. Na przykład otwarcie podsumowania może powiedzieć: "Ten raport zawiera szczegóły umowy dostawcy podpisanej w dniu 21 maja w celu ustalenia cen i harmonogramów dostaw opon, które mają zostać zakupione od Tires Inc. na nadchodzący rok." Otwarcie to pomoże czytelnikowi przypomnieć, że porozumienie było należne za dostarczenie opon i służy jako szybkie rozgrzewkowe wiertło.
Wymień wszystkie główne punkty porozumienia, najlepiej w odrębnych punktach. Punkty kulkowe są łatwiejsze do odczytania i absorbują, ponieważ rozkładają skomplikowaną kwestię na lekko przyswajalne kawałki. Punkty wypunktowania powinny komunikować podstawy umowy, a nie wyjątki, specjalne klauzule lub szczegóły techniczne. Kierownik, który nie zajmuje się oponami każdego dnia, być może będzie chciał wiedzieć, że firma Tires Inc. zgodziła się realizować zamówienia opon w ciągu 25 dni kalendarzowych, ale nie musi wiedzieć, że jeśli zamówienie dotyczy ponad 50 000 opon, ten czas podnosi do 30 dni lub w przypadku opon o średnicy powyżej 19 cali obowiązują specjalne zasady. Wystarczy dodać, że duże zamówienia i określone rozmiary opon będą wymagały specjalnych klauzul. Pamiętaj, że czytelnik może zawsze zapoznać się z pełną umową prawną w celu uzyskania szczegółowych informacji.
Wyjaśnij, dlaczego ważne jest prawne porozumienie. Ponieważ czytelnik prawdopodobnie nie będzie ekspertem w tej dziedzinie, będzie on zależał od ciebie, aby wyjaśnić znaczenie tej umowy. Czy cena była niezwykle korzystna, czas oczekiwania był szczególnie krótki, czy kary były zbyt wysokie, aby nie wywiązać się z zamówień na czas? Wyjaśnij mocne strony i, jeśli w ogóle, słabe strony umowy. Pamiętaj, że jeśli byłeś siłą napędową porozumienia, jest to również odpowiedni i być może jedyny moment, aby ubiegać się o kredyt za twoje osiągnięcia.
Zakończ podsumowanie, wyszczególniając kolejne kroki. Podpisanie umowy może wymagać dodatkowych działań, takich jak zatwierdzenie przez centralę lub sama umowa może być niekompletna, w tym klauzula, która stwierdza, że harmonogram dostaw opon do samochodów ciężarowych nie jest objęty tym dokumentem prawnym, a dodatkowa umowa zostanie zawarta podpisano dla nich w najbliższej przyszłości. Ta "przyszłościowa" projekcja doprowadzi podsumowanie do logicznej konkluzji i da czytelnikowi dobre wyczucie, czego się spodziewać dalej. Przygotuje on scenę do następnego podsumowania wykonawczego, które prawdopodobnie nastąpi.
