Zarządzanie umowami jest praktyką polegającą na upewnieniu się, że parametry umowy są przestrzegane zgodnie z wytycznymi określonymi w samej umowie. Z tego powodu należy przestrzegać ciągłego zarządzania cyklem życia umowy, aby zapewnić, że umowa zostanie spełniona we właściwym kontekście. Rodzaj zarządzanego kontraktu, od umów o pracę do kontraktów budowlanych, można właściwie zarządzać, stosując tę samą metodologię.
Przeczytaj całość umowy. Wyróżnij kluczowe punkty danych, w tym ramy czasowe i terminy. Oznacz te ważne daty w kalendarzu lub innym harmonogramie, aby zapewnić zrozumienie i monitorowanie docelowych czasów zakończenia. Podkreśl kluczowe obszary umowy, które wymieniają obowiązki służbowe i ogólne obowiązki kontraktowe kluczowych pracowników wymienionych w umowie. Na przykład, nowa umowa o budowę budynku wymieniłaby brygadzistę jako punkt kontaktowy i stronę odpowiedzialną za zapewnienie, że wszystkie prace podwykonawców zostaną zakończone na czas.
Zaplanuj spotkanie aktualizacyjne i spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem przed każdym terminem określonym w ramach parametrów umowy. Upewnij się, że odbywają się spotkania bezpośrednie lub telefoniczne z osobami odpowiedzialnymi, aby poinformować Cię o ogólnym postępie w realizacji zamówienia. Skorzystaj ze spotkań tymczasowych jako sposobu oceny ogólnego postępu w realizacji zamówienia oraz rozwiązania problemów i problemów pojawiających się w trakcie ich realizacji.
Zachowaj bardzo szczegółowe uwagi dotyczące tego, kto był mówiony, kiedy i gdzie są wszystkie strony zaangażowane w realizację zamówienia. Regularnie i rutynowo odprawiaj spotkania z wymienionymi stronami. Wysyłaj wiadomości e-mail lub telefon raz w tygodniu, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z harmonogramem określonym w kontekście ostatecznej umowy.
Niech wszyscy menedżerowie i podwykonawcy zaangażowani w umowę przesyłają ci szczegółowe listy aktualizacji co tydzień. Otrzymuj aktualizacje wysłane pocztą e-mail, faksem lub tradycyjną pocztą, aby zachować papierową ścieżkę postępu wszystkich umów. Przechowuj całą korespondencję w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu.
Utrzymanie dokładnej i stale aktualizowanej listy użytych materiałów, wymaganych materiałów, harmonogramów dostaw i odbioru, harmonogramów prac związanych z umowami, godzin pracy poniesionych w związku z zakończeniem realizacji zamówienia oraz wszystkich innych danych mających wpływ na budżet zamówienia. Przeglądaj, oceniaj i oceniaj budżet kontraktowy co cztery do sześciu tygodni, aby znaleźć sposoby na zmniejszenie kosztów i zwiększenie wydajności.
Organizuj dodatkowe spotkania w celu omówienia umowy, gdy pojawią się problemy lub zostaną zgłoszone problemy. Nie czekaj, aż obawy staną się poważnymi problemami, spróbuj powstrzymać większe problemy, znajdując rozwiązania na wczesnym etapie procesu.
Wskazówki
-
Zachowaj wszystkie informacje o umowie w pliku zlokalizowanym centralnie.
Ostrzeżenie
Nie należy pomijać parametrów umowy ani naruszać umowy w jakikolwiek sposób.
