Rada dyrektorów, podobnie jak każda grupa robocza, potrzebuje czasu i informacji, aby wchłonąć i rozważyć nowy pomysł. Niezależnie od tego, czy jesteś szefem wydziału, wolontariuszem, konsultantem czy członkiem zarządu, podczas prezentacji nowego pomysłu obowiązują pewne podstawowe zasady. Złożenie zwięzłej prezentacji, przewidywanie możliwych pytań, dostarczenie wystarczających informacji umożliwiających podejmowanie decyzji i szybkie reagowanie na wątpliwości może mieć wpływ na akceptację i odrzucenie propozycji.
Uporządkuj informacje tak zwięźle jak to możliwe. Oznacza to dostarczenie przeglądu lub arkusza podsumowującego na górze swoich materiałów, co pozwala członkom zarządu uchwycić nowy pomysł i ciąg prezentacji w jednym krótkim czytaniu. Zarys Biznesplanu pokazany na stronie Planware.org zawiera przykładowe nagłówki głównych tematów, które mogą stanowić arkusz podsumowania (patrz Zasoby). Dostosuj je, aby zilustrować proponowany pomysł i plan ataku. Dostosuj pełny kontur, aby pasował do szczegółów Twojego podejścia. Z jednostronicowym podsumowaniem i dwustronicowym konspektem zapewniasz członkom zarządu kompletny przegląd problemu, badań i sugerowanych rozwiązań. Materiały, które się naśladują, mogą rozwinąć tematy w kolejności podsumowania. Umożliwia to czytelnikom uchwycenie pełnego pomysłu w krótkim czytaniu, a także pomoże zorganizować prezentację w celu dopasowania do czasu przydzielonego przez zarząd. Jeśli otrzymasz kilka minut, przejrzyj podsumowanie; z dłuższym czasem przejrzyj zarys. Mając dużo czasu, jesteś przygotowany na szczegółowe rozwiązywanie konkretnych problemów. Pokazuje to zarówno zdolność do współpracy, jak i szacunek dla innej działalności, którą musi prowadzić zarząd.
Prezentuj pomysły w różnych formach. Trener wystąpień publicznych Patricia Fripp zauważa, że niektórzy ludzie pamiętają, co słyszą, ale większość ludzi pamięta, co widzą. Jeśli Twój pomysł wiąże się z realokacją zasobów, dodatkowym personelem lub zwiększeniem udziału w rynku, rozważ prezentowanie tych informacji w postaci zwięzłych wykresów, wykresów i diagramów. Oprogramowanie takie jak Microsoft PowerPoint lub różne programy graficzne wymienione w Pure-Mac pozwalają prezentować informacje graficzne w wypolerowanej formie (patrz Zasoby). Zapewnij obsługę drukowania grafiki, aby członkowie zarządu mogli później przejrzeć wykresy i wykresy.
Przewiduj i odpowiadaj na logiczne pytania w materiałach prezentacyjnych. Podaj szacunki kosztów, przykładowe harmonogramy szkoleń lub inne dane, aby wesprzeć prognozowany sukces swojego pomysłu. W tej dziedzinie przewidywanie pytań bardzo różni się od obrony pomysłu przed atakiem. Unikaj strategii obronnych, takich jak komentowanie, że wiele osób uważa, że pomysł nie zadziała lub nie będzie klasyfikować pytań logicznych jako zastrzeżeń.
Natychmiast odpowiadaj na nieprzewidziane pytania. Dziękując pytającemu za jego wgląd i przyznając, że nie masz wszystkich danych lub szczegółów w tym obszarze, może im towarzyszyć obietnica uzyskania odpowiedzi w ciągu tygodnia lub w innych logicznych ramach czasowych. Przestudiuj i dotrzymaj terminu. Poinformuj wszystkich członków zarządu o odpowiedziach, a nie tylko o pytającym. Pokazuje to twoją reakcję na obawy i chęć skutecznego komunikowania się.
Przygotuj się elastycznie reagować na sugestie. Określ obszary, w których twój pomysł może być łatwo modyfikowany, oraz obszary, w których będzie to trudne.To stawia Cię o krok do przodu w odpowiedzi na zastrzeżenia lub obawy.
Podaj wystarczającą ilość informacji pomocniczych, aby umożliwić podejmowanie decyzji. Szczególnie w przypadku nowych pomysłów członkowie rady będą chcieli dokonać przeglądu informacji we własnym tempie, zanim podejmą zobowiązanie. Ten proces recenzji może przysporzyć dodatkowych pytań lub wątpliwości. Materiały muszą oferować pełną ekspresję twojego pomysłu, bez bycia tak przytłaczającym, że przeszkadzają w podejmowaniu decyzji. Na przykład czytelnicy potrzebują trzech szacunkowych kosztów, jakie uzyskaliście, wraz z nazwami firm ewentualnych przewodów pomiarowych; ale w tym momencie nie są przygotowani do przebrnięcia przez pełne spektrum pytań, które ankiety mogą zawierać, lub twojej szczegółowej korespondencji z każdym dyrygentem. Wystarczy krótki akapit na temat ich sukcesu i ram czasowych; szczegółowa historia każdej firmy stanowi przeszkodę w podjęciu podstawowej decyzji o tym, czy przeprowadzić ankietę.
Zakończ prezentację, dziękując zarządowi za poświęcenie czasu na rozważenie swojego pomysłu, niezależnie od początkowej odpowiedzi. Przy odrobinie szczęścia powrócisz z większą ilością pomysłów i będziesz zadowolony z serdecznego powitania.
