Zyskują profesjonaliści, którzy dobrze znają się na biznesie, szczególnie jeśli zajmują stanowisko administracyjne. Gdy twój szef poprosi cię o napisanie czegoś w formie biznesowej, na przykład notatki, musisz znać właściwą metodę. W przeciwnym razie nie będziesz odczuwał pożądanego wpływu na odbiorców. Możesz uniknąć tego scenariusza, wiedząc, jak napisać notatkę w standardowym formacie biznesowym.
Utwórz notatkę zawierającą wszystkie sekcje norm, które obejmują nagłówek, cel, dyskusję i zamknięcie, radzi Hodu.com. Podsumowanie to sekcja opcjonalna.
Ustaw nagłówek swojej notatki. Wszystkie notatki będą miały standardowy nagłówek, który zawiera cztery wiersze oznaczane etykietami "Do", "Od", "Data" i "Temat".
Wypełnij nagłówek swojej notatki. Po "Do" wpisz, do kogo jest wysyłana litera, na przykład konkretna osoba, grupa osób lub dział. Po "Od" umieść imię lub nazwisko osoby, dla której piszesz list, na przykład szef. Wpisz datę dystrybucji po słowie "Data". Dołącz kilka słów podsumowujących cel notatki w wierszu "Temat".
Wpisz krótki akapit wyjaśniający cel notatki w kilku zdaniach. Notatka może być ze względów informacyjnych, w celu wyjaśnienia problemu lub zażądania określonych działań od odbiorców.
Przedyskutuj szczegółowo cel notatki w kilku kolejnych akapitach. Nie podawaj niepotrzebnych informacji lub powtarzaj się, ale podaj wystarczająco dużo szczegółów, aby wszyscy odbiorcy zrozumieli powód notatek i ich znaczenie.
Zapisz akcję, jeśli taka istnieje, która musi zostać podjęta przez odbiorców w akapicie zamykającym. Wyjaśnij, co należy zrobić i jak go zrealizować.
Dodaj sekcję podsumowania na końcu notatki, jeśli jest dłuższa niż jedna strona lub zawiera bardzo szczegółowe, złożone informacje. Pomoże to wyjaśnić cel notatki i da odbiorcy referencję do obejrzenia, bez konieczności ponownego czytania całej notatki. Uwzględnij wszystkie kluczowe punkty, a także wszelkie czynności, które należy podjąć, w sekcji podsumowania.
