Organizacja plików usprawnia przepływ pracy dla biura biznesowego lub osobistego. Istnieje wiele systemów archiwizacji, aby spełnić różne potrzeby i preferencje. Standardowe formaty plików należą do jednej z trzech szerokich kategorii: tematycznej, numerycznej i alfanumerycznej. Pracownicy biurowi używają metody alfanumerycznej, gdy pliki muszą zawierać zarówno słowa, jak i liczby.
Jak organizować pliki
Pliki alfanumeryczne będą miały etykietę zawierającą słowa i liczby. Ta kombinacja może zawierać imię i nazwisko oraz numer telefonu lub numer klienta. Firmy lub osoby z niewielką liczbą folderów plików mogą porządkować nazwy. Duża liczba plików będzie wymagać porządkowania numerycznego, ponieważ pracownicy zwykle znajdują plik za pomocą numeru kodu.
Korzystanie z rejestracji alfanumerycznych
Upewnij się, że każdy numer kodu dotyczy tylko jednego pliku. Uporządkuj pliki w kolejności numerycznej. Używaj gumowych opasek lub przekładek do pakowania plików w stosy po dziesiątkach lub setkach w zależności od łącznej liczby plików, aby ułatwić znalezienie określonego numeru.
